“잠든 기록에 AI를 더하다”… 아카이버스, ‘기록물 디지털화’ 패러다임 전환 시도

아카이버스가 공공기관 기록물 디지털화 과정에 인공지능(AI)을 적용해 '데이터 자산화' 전환을 시도하고 있다. 기존 스캔 중심의 디지털화 방식에서 나아가, 활용 가능한 데이터로 전환하는 기술을 통해 기록관리 방식의 변화를 제시했다.

기록은 단순히 보존되는 것만으로는 의미를 갖기 어렵다. 필요한 시점에 검색되고 활용될 수 있어야 실질적인 가치가 발생한다. 그러나 현실에서는 디지털화된 기록물이 이미지 형태로만 저장되는 경우가 많아, 실제 활용에는 제약이 따른다는 지적이 이어져 왔다.

아카이버스는 이러한 문제의식에서 출발했다. 공공 및 문화기관 현장에서 축적된 경험을 바탕으로, 스캔 이후에도 사람이 직접 기록을 찾아야 하는 비효율적인 구조를 개선하는 데 초점을 맞췄다.

김현진 공동대표는 창업 이전 다수의 기록관리 프로젝트를 수행하며 현장의 한계를 경험했다고 설명했다. 그는 "디지털화는 완료됐지만 검색과 활용이 어려운 상황이 반복됐다"며 "기록을 단순 보존이 아닌 활용 가능한 형태로 전환할 필요성이 커지고 있다"고 말했다.

이 같은 문제 해결을 위해 AI 정보과학 전문가인 이현진 공동대표가 합류하면서 기술 기반 접근이 본격화됐다. 두 공동대표는 기록의 맥락을 이해하는 전문성과 AI 기술을 결합해 디지털화 공정 전반에 자동화를 적용하는 방향을 설정했다.

아카이버스가 개발한 'IAOS(Intelligent Archive Orchestration System)'는 이러한 접근을 반영한 솔루션이다. 회사 측은 IAOS를 공공기관 기록물 디지털화 공정 전반에 AI 자동화 엔진을 적용한 시스템으로 설명했다.

기존 공공 디지털화 사업은 스캔을 통한 이미지 파일로 만드는 디지털화와, 이후 OCR·구조 분석을 통해 활용 가능한 데이터로 만드는 데이터화가 분리되어 추진되는 경우가 많았다. 이로 인해 예산과 시간이 추가로 소요되고, 실제 활용 가능한 데이터 확보에는 한계가 있었다.

IAOS는 스캔 이후 공정을 'End-to-End'로 연결한다. 비전언어모델(VLM)을 활용해 문서의 텍스트뿐 아니라 구조와 의미를 함께 인식하고, 이를 기반으로 즉시 구조화된 데이터로 변환한다. 이를 통해 스캔과 데이터화를 동시에 수행하는 것이 특징이다. 또한 ▲이미지 품질 검증 ▲자동 보정 ▲OCR 및 구조 인식 ▲메타데이터 추출 ▲검수 및 이력 관리 ▲시스템 등록까지 전 과정을 하나의 흐름으로 연결했다.

AI 처리 결과를 사람이 최종 검수하는 HITL(Human-in-the-Loop) 방식도 적용됐다. 이를 통해 자동화 과정의 신뢰성을 확보하고, 수정 이력과 근거를 함께 관리할 수 있도록 했다.

공공사업에서 중요한 요소로 꼽히는 품질과 보안 측면에서도 대응 체계를 마련했다. 아카이버스는 기록물 디지털화 관련 특허를 출원했으며, ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001 등 국제표준 기반 관리 체계를 구축했다고 밝혔다. 운영 환경은 폐쇄망 기반으로 설계돼 데이터가 외부로 유출되지 않도록 했으며, 작업 과정에서 생성되는 파일도 중앙 서버에서만 관리하도록 했다. 사업 종료 이후에는 데이터 삭제 절차도 지원한다.

아카이버스는 회사는 설립 9개월 만에 2025년 중소벤처기업부 예비창업패키지 최우수 기업으로 시작하여 2026년 딥테크 창업사관학교 1기로 선정되는 등 주요 기관 프로그램에서 총 13건의 정부·공공 지원사업에 선정됐다고 밝혔다. 또한 공공기관 관련 프로젝트 수행 경험을 바탕으로 실제 현장 적용 사례를 확대해 나가고 있다. 2026년에는 비전언어모델(VLM)을 활용하여 시멘틱 검색을 위한 AI-Ready Data 구축 기능 개발을 추진하고 있다.

이현진 공동대표는 "기록을 단순히 저장하는 것이 아니라 활용 가능한 데이터로 전환하는 '데이터 기록(Data of Records) 환경을 만드는 것이 중요하다"며 기록을 '찾는 방식' 자체를 바꾸고, 기록관리 전반의 AI 전환을 지원하는 방향으로 기술을 고도화해 나갈 것"이라고 말했다."

아카이버스는 기록의 활용성을 높이는 기술을 통해 공공 분야를 넘어 다양한 산업에서 데이터 기반 활용 환경을 구축하는 것을 목표로 하고 있다.

이상현 기자 lshb01@asiae.co.kr