정덕영 시장 "보고서 줄이고 칸막이 허문다"…양주시, '행정 대전환' 시동

양주시, 보고서와 격식은 버린다
간부회의 줄이고 ‘문제해결형 토론’ 전환
1장짜리 핵심 자료로 '보고서 다이어트'
부서 칸막이 허물고 주요 업무회의 공개
경기북부 중심도시로 도약 '행정 대전환'

정덕영 경기 양주시장이 민선 9기 출범과 함께 공직사회의 오랜 관행인 '보고서와 격식'부터 걷어내는 행정 실험에 나섰다. 회의 횟수는 줄이되 토론은 늘리고, 장황한 보고서는 한 장짜리 핵심 자료로 바꾼다. 부서 간 칸막이를 허물고 일선 직원의 목소리를 시정에 반영하는 것도 핵심이다.

양주시가 내건 민선 9기 시정 비전은 '시민주권 대전환, 경기북부 중심 양주'다. 새로운 사업을 벌이는 것 못지않게 공직사회가 일하는 방식부터 바뀌어야 시민이 체감하는 변화도 만들어낼 수 있다는 게 정 시장의 판단이다.

정덕영 경기 양주시장이 민선 9기 출범과 함께 공직사회의 오랜 관행인 '보고서와 격식'부터 걷어내는 행정 실험에 나섰다. 사진은 지난 7월 7일 열린 양주시 전체 간부회의 모습. 양주시 제공

회의부터 바꾼다… '보고' 대신 '해결'

양주시는 기존 월 2회 열던 전체 간부회의를 월 1회로 줄였다. 대신 단순히 업무 실적과 현안을 나열하는 보고 방식에서 벗어나 '문제해결형 토론 회의'로 바꾸기로 했다.

매주 목요일 시장과 부시장이 번갈아 주재했던 티타임도 실·국·소장들이 주요 시정 현안을 놓고 머리를 맞대는 '실국소장 회의'로 개편했다.

기존 전체 간부회의는 각 부서의 현안을 취합해 부서장이 차례로 보고하고 지시사항을 전달받는 방식이 중심이었다. 현안과 실적을 요약·나열하는 데 치우치다 보니 부서 간 협업이나 깊이 있는 토론을 통해 현안의 해법을 찾는 데는 한계가 있었다.

직원들의 부담도 적지 않았다. 회의 때마다 반복되는 자료 취합과 보고서 작성에 행정력이 소모됐고 회의 피로도도 쌓였다. 정작 현장에서 부딪히는 문제를 놓고 관련 부서가 머리를 맞대 해법을 찾는 시간은 상대적으로 부족했다.

양주시는 이런 회의 문화를 과감히 바꾸기로 했다. 전체 간부회의에는 시급히 풀어야 할 현안이나 여러 부서의 협업이 필요한 과제를 집중적으로 올리고, 보고보다 토론에 무게를 둔다.

간부들은 소관 부서를 따지지 않고 시정 전체의 관점에서 아이디어와 해법을 제시한다. 부서 간 이견이 있는 사안도 회의 테이블에 올려 조율하고 역할을 나눈다.

회의의 기준을 '무엇을 보고했느냐'에서 '무엇을 해결했느냐'로 바꾸는 셈이다.

정덕영 경기 양주시장이 민선 9기 출범과 함께 공직사회의 오랜 관행인 '보고서와 격식'부터 걷어내는 행정 실험에 나섰다. 양주시 제공

보고서는 1장으로… 공무원을 책상에서 현장으로

보고자료도 대폭 간소화한다.

실·국·소가 주요 현안을 보고할 때 장황한 서술형 문서 대신 핵심 내용만 담은 1장짜리 요약 자료를 활용한다. 복잡한 현안은 긴 설명을 늘어놓기보다 그래프 등 시각 자료를 활용해 쟁점과 변화 추이를 한눈에 파악할 수 있도록 한다.

보고서를 만드는 데 쏟는 시간도 줄인다. 문구를 다듬고 형식을 맞추는 데 공을 들이기보다 정책을 기획하고 현장을 한 번 더 살피는 데 행정력을 집중하겠다는 것이다.

이른바 '보고서 다이어트'를 통해 공무원을 책상에서 현장으로 돌려보내겠다는 취지다.

정덕영 경기 양주시장이 민선 9기 출범과 함께 공직사회의 오랜 관행인 '보고서와 격식'부터 걷어내는 행정 실험에 나섰다. 사진은 현장 간담회 모습. 모습. 양주시 제공

"내 부서 일 아니다" 없앤다… 칸막이 행정 타파

부서 간 '칸막이'도 허문다.

개발·교통·복지나 복합민원처럼 여러 부서의 업무가 얽힌 현안은 한 부서의 힘만으로 풀기 어렵다. 담당이 명확하지 않거나 부서 간 입장이 엇갈리면 업무가 이쪽저쪽으로 넘어가는 이른바 '행정 핑퐁'이 벌어지기도 한다.

양주시는 실국소장 회의를 이런 문제를 한자리에서 풀어내는 '조정 테이블'로 활용한다.

간부들은 자신의 소관 업무가 아니더라도 시정 전체의 관점에서 의견과 아이디어를 내고, 여러 부서가 얽힌 사안은 회의에서 역할을 나누고 해결 방향을 정한다. '어느 부서의 일이냐'보다 '시민의 문제를 어떻게 해결할 것이냐'를 먼저 따지겠다는 것이다.

회의에서 결정된 사안은 실행 여부까지 챙긴다. 담당 부서와 추진 일정을 명확히 하고 진행 상황을 주기적으로 점검해 회의에서 나온 결론이 실제 정책으로 이어지도록 한다.

부서 칸막이를 허무는 데 그치지 않고 '논의→결정→실행→점검'으로 이어지는 책임 행정 체계를 만들겠다는 구상이다.

정덕영 경기 양주시장이 민선 9기 출범과 함께 공직사회의 오랜 관행인 '보고서와 격식'부터 걷어내는 행정 실험에 나섰다. 사진은 지난 7월 7일 열린 양주시 전체 간부회의 모습. 양주시 제공

닫힌 회의실도 연다… 정책 결정 과정 공유

회의실 문도 연다. 시는 주요 시정 현안을 다루는 업무회의를 청내 방송과 온라인 시스템 등을 통해 실시간으로 공개하는 방안을 추진한다.

정책의 결과만 전달하는 데서 벗어나 어떤 논의와 판단을 거쳐 정책 방향이 결정됐는지 그 과정까지 공유하겠다는 것이다.

정책 결정 과정을 투명하게 공개하면 직원들의 시정 이해도가 높아지고 부서 간 정보 격차도 줄일 수 있다. 결정 배경을 다시 설명하거나 전달하는 과정이 줄어드는 만큼 후속 업무와 정책 집행에도 속도가 붙을 것으로 시는 보고 있다.

정덕영 경기 양주시장이 민선 9기 출범과 함께 공직사회의 오랜 관행인 '보고서와 격식'부터 걷어내는 행정 실험에 나섰다. 사진은 정덕영 시장이 직원들과 소통하는 모습. 양주시 제공

위에서 아래로, 아래에서 위로… '직원과의 대화'

행정 혁신의 또 다른 축은 직원과의 직접 소통이다.

시는 '직원과의 대화'를 통해 일선 공무원들이 현장에서 겪는 어려움과 조직문화에 대한 의견을 직접 듣는다. 간부 중심의 하향식 의사 전달에서 벗어나 현장을 가장 잘 아는 실무자의 목소리가 위로 올라오는 통로를 넓히겠다는 것이다.

직원들이 내놓은 제안 가운데 실행 가능한 아이디어는 정책과 조직문화 개선에 반영할 계획이다.

결국 양주시가 추진하는 행정 혁신의 방향은 하나로 모인다. 공무원이 보고와 형식에 쓰는 시간은 줄이고 시민과 현장에서 답을 찾는 시간은 늘리는 것이다. 내부 조직문화의 변화를 시민이 체감하는 행정 서비스의 변화로 이어가겠다는 구상이다.

정덕영 양주시장은 "행정에서 격식과 형식을 깨는 것은 결코 쉬운 일이 아니지만, 불필요한 절차를 걷어내야 비로소 시민의 목소리가 온전히 보이기 시작한다"며 "공직자가 보고서 작성보다 현장을 한 번 더 찾고, 직원들과 격의 없이 소통할 때 비로소 시민이 체감하는 진정한 행정 혁신이 완성될 것"이라고 강조했다.

민선 9기 출범과 동시에 '일하는 방식'부터 수술대에 올린 양주시. 보고서의 두께가 아니라 문제를 얼마나 빨리 해결했는지로 행정의 성과를 평가하겠다는 정덕영표 '실용 행정'이 경기북부 중심도시를 향한 양주의 변화로 이어질지 주목된다.

양주=이종구 기자 9155ing@asiae.co.kr