전자동의서는 과연 초기사업장에 도움이 될 수 있을까

기간 단축과 분쟁 감소는 확실, 비용 절감 효과는 '조건부'

전자동의서는 법적 효력과 인증 절차를 충실히 준수하는 서비스를 사업 지역의 특성에 맞게 도입해야 한다.

전자동의서가 열풍이다. 이제이엠컴퍼니(우리가), 레디포스트(총회원스탑), 한국프롭테크(얼마집) 서비스가 제공중에 있다. 비용 절감과 기간 단축이라는 두 마리 토끼를 잡을 수 있다는 기대 속에 초기 사업장들이 앞다퉈 도입하고 있다. 과거 동의서 징구에 수년의 시간과 수억 원의 비용을 쏟아부었던 시절과는 확연히 달라진 풍경이다.

실제 현장에서는 전자동의서 도입 이후 동의서 징구 기간이 크게 단축된 사례들이 잇따라 보고되고 있다. 일부 재개발 사업장에서는 조합설립인가까지의 소요 기간이 한 달 이내로 단축됐으며, 대단지 재건축 단지에서도 전자동의서를 활용해 단기간 내 높은 동의율을 확보한 사례가 소개되고 있다. 인천 만수주공아파트나 목동신시가지 일대처럼 세대 수가 많은 단지들에서도 전자동의서 도입 이후 동의율 상승 속도가 이전보다 빨라졌다는 평가가 나온다.

기간 단축과 위변조 분쟁 감소가 집행부와 소유자 모두에게 이롭다는 점은 분명하다. 다만 비용 절감 효과에 대해서는 여전히 회의적인 시각이 존재한다. 전자동의서를 도입하더라도 홍보업체(OS) 계약은 필수이고, 별도의 TM(전화 안내)도 병행해야 하기 때문이다. 1,000세대 기준 전자동의서 도입 시 약 1,500만~2,000만 원 수준의 비용이 발생하는 것으로 알려져 있다.

이는 업계에서 통상 거론되는 서면 방식 동의서 징구 비용과 비교하면 낮은 수준이지만, 현실적으로 전자 방식과 서면 방식을 병행해야 하는 경우가 많아 체감 비용 절감 효과는 기대보다 크지 않을 수 있다.

그럼에도 전자동의서 도입 사업장과 미도입 사업장의 차이는 분명하다. 첫째, 접근성이다. 서면 방식은 통지·접수·등록 모든 과정을 사람이 처리하므로 업무 시간 내에만 가능하다. 퇴근 후 늦은 저녁이나 주말에는 접수가 어렵다. 반면 전자동의서는 24시간 제출이 가능해 바쁜 직장인들의 참여 장벽을 크게 낮춘다.

둘째, 개인정보 보호다. 신분증, 주민등록등본, 가족관계증명서 등 민감한 서류를 우체국이나 대면을 통해 제출하는 과정에서 개인정보 유출 우려가 상존한다. 신분증 사본만으로 휴대폰 개통까지 가능한 요즘, 모르는 제3자에게 신분증을 맡긴다는 것은 불안할 수밖에 없다. 우편 발송도 직장인에게는 우체국 방문 자체가 부담이다. 보안이 잘 갖춰진 시스템을 통한 인증과 진위 확인이 오히려 사람을 통한 관리보다 안전할 수 있다.

셋째, 분쟁 감소다. 이것이 전자동의서의 진정한 핵심 가치다. 기존 지장날인 방식에서는 위변조 문제가 끊임없이 제기되어 왔다. 그러나 전자서명으로 대체되면서 이러한 분쟁이 현저히 줄었다. 동의서 관련 분쟁 감소야말로 초기 사업장의 사업 지연을 실질적으로 방지하는 핵심 요소다.

한편 고령층에게 전자동의서는 여전히 높은 문턱이다. 스마트폰 조작이나 인증 절차에 익숙하지 않은 고령층을 위한 별도의 지원 체계가 필요하다. 전자 방식과 서면 방식의 적절한 병행, 그리고 이를 뒷받침할 세심한 업무 분장이 성공적인 동의서 징구의 관건이다.

이런 흐름에 맞춰 서울특별시는 전자동의서 시범사업을 진행 중이며, 전자동의서 도입과 활용에 대한 매뉴얼 마련도 검토하고 있다. 공공 영역에서도 제도적 안정성과 표준화 필요성에 대한 논의가 본격화되고 있는 셈이다.

결론적으로 전자동의서는 초기 사업장에 분명한 도움이 된다. 다만 그 효과를 온전히 누리려면 단순히 '전자화'에 그치지 말고, 법적 효력과 인증 절차를 충실히 준수하는 서비스를 사업 지역의 특성에 맞게 도입해야 한다. 비용 절감만을 기대하기보다는 기간 단축, 분쟁 예방, 신뢰도 제고라는 종합적 가치에 주목할 필요가 있다.