어느 연구 결과에 따르면 직장인들은 주당 18시간을 회의에 사용한다고 합니다. 그리고 그중 불필요한 회의 참석으로 낭비되는 비용은 1인당 연간 2만 5000달러, 즉, 3500만 원 수준에 달한다고 하죠. 어떻게 해야 회의로 인한 비효율을 막을 수 있을까요?

세상에서 가장 회의를 효율적으로 하는 기업, 아마존은 크게 이런 기준을 가지고 회의를 진행합니다.

하나. ‘정보 전달 회의’는 줄이고 1:1을 늘린다.

모든 사람이 알아야 할 정보를 보고하고 공유하는 ‘정보 전달 회의’는 회의가 아닌 이메일로도 충분합니다.

둘. 회의 자료는 1페이지 분량으로 준비하라.

너무 길고 복잡한 자료는 준비하는 사람의 효율도, 참석하는 사람의 효율도 떨어뜨립니다. 게다가 웬만한 내용은 1페이지로 충분히 요약할 수 있죠.

셋. 회의 시작 직후, 모두가 침묵하고 회의 자료를 읽는다.

이러면 내용을 다시 설명하는 비효율을 줄일 수 있죠.

넷. 타협하지 않는다.

논의하다 보면 서로 눈치보다 적당히 타협하는 경우가 있습니다. 하지만 이는 대부분의 고객을 실망시키는 결과를 만듭니다. 타협이 아닌 사실과 데이터에 근거한 결론이 필요합니다.

다섯. ‘파킹롯’을 활용한다.

화이트보드 한 구석에 파킹롯, 그러니까 주차장을 만듭니다. 주제를 벗어나는 이야기가 나오면 그 내용을 적는 공간이죠. 이렇게 하면 이야기를 꺼낸 사람을 존중하는 동시에 회의 흐름을 원래대로 돌려놓을 수 있습니다.

어떤가요? 이제는 더 효율적으로 회의할 수 있겠죠?