STEP 1 필요한 업무의 종류와 범위 '구체화'하기

아웃소싱 파트너를 찾기 전 가장 먼저해야 할 일은 필요한 업무의 종류와 범위을 명확히 확인하는 것입니다. 아무리 신뢰할 수 있는 파트너라고 해도, 파트너사는 엄연히 우리 브랜드와는 다른 조직인데다가, 우리 브랜드 업무 이외에도 다양한 업무를 하고 있을 확률이 높기 때문입니다.

이 과정이 막막하다면 (1) 우리 팀에게 가장 어려운 업무, (2) 단순 반복 업무, (3) 전문성이 필요한 업무 등으로 일을 분류해보세요. 어떤 일을 외부에 맡기는 게 가장 필요한지 명확히 보일 것입니다. 또한, 맡기려는 업무가 현재 브랜드에게 얼마나 중요한지, 어느 정도의 예산을 들일 여지가 있는지까지 구체화해보세요. 업무의 효과와 성공 확률, 난이도를 측정하는 ICE 프레임워크를 사용해보는 것도 좋습니다.

① 평소 눈여겨본 파트너에게 'DM'으로 협업 요청하기
BRAND 01 타틀르

‘디자인’은 전문성이 필요한 대표적 업무입니다. 하지만 외부에 디자인을 맡겨도 내 맘에 쏙 드는 디자인 결과물을 받는 게 쉽지만은 않아요. 분명 피드백을 주고 받았지만 마음에 드는 디자인이 안 나왔다고 느낀 경험, 한 번쯤은 있을 거예요. 디자인 완성도의 문제일 수도 있지만, 어쩌면 내가 원하는 디자인이 명확하지 않았기 때문일지도 모릅니다.

터키 디저트 브랜드 ‘타틀르’의 김주희 대표는 창업 전부터 눈여겨본 지인에게 리플렛 디자인과 일러스트레이션을 의뢰했다고 해요. 대표 본인이 원하는 스타일을 명확히 알고 있었고, 그에 꼭 맞는 사람에게 일을 맡겨서 처음부터 원하는 결과물이 나올 수 있던 거죠.

스몰브랜더의 로고 디자인도 비슷한 과정을 거쳤습니다. 평소 인스타그램에서 눈여겨본 디자이너의 무드가 좋아서 DM으로 로고 디자인 문의를 드렸고 3년이 지난 지금까지 활용하고 있답니다. 디자인을 효과적으로 아웃소싱하고 싶다면, 평소에 우리 브랜드에 필요한 디자인 레퍼런스를 찾아 저장하는 습관을 들여보세요. 레퍼런스 이미지를 저장하며 내가 원하는 이미지와 무드를 명확히 인지한 뒤 일을 진행하면 원하는 결과가 빠르고 정확하게 나올 수 있을 테니까요.

또한, 외부에 업무를 의뢰하는 연락을 할 때에는 업무 범위와 기간, 희망 견적 등을 함께 전하는 것이 중요합니다. 견적이 맞지 않거나 일정이 맞지 않더라도 조율할 수 있는 가능성이 열려 있으니 되도록 상세하게 문의하는 것이 중요합니다.

어느 정도의 예산이 적당한지 모르겠다면, 파트너에게 ‘먼저 편하게 견적을 제안해달라’고 요청하는 것도 방법입니다. 이렇게 견적과 예산을 주고 받으면 견적에 대한 감을 익힐 수 있고요. 견적에 맞춰 업무 범위를 조정할 수도 있답니다!

② '단순 반복 업무'는 아웃소싱해 핵심 업무 집중하기
BRAND 02 동해형씨

챗GPT, 클로드 등의 뛰어난 AI 도구 덕에 단순 업무를 처리하기가 쉬워지기는 했지만, 많은 작은 브랜드에는 여전히 사람이 처리해야 할 단순 반복 업무가 참 많습니다. 특히 1인 사업의 경우 자잘한 업무들을 하느라 정작 핵심적인 일을 고민할 시간이 부족할 수 있거든요.

수산물 펫푸드를 만드는 ‘동해형씨’는 브랜드를 초기부터 스마트스토어 운영 인력을 아웃소싱 했습니다. 제품 등록, 재고 관리, 배송 요청과 같이 단순 관리 업무를 하기 위해 정규직 직원을 채용하기에는 업무량이 애매했기 때문이죠. 동해형씨의 사례처럼, 간단한 단순 업무는 아웃소싱을 고려해보세요. 요즘에는 월 50~100만 원 수준으로 파트타임 CS에이전시도 쉽게 구할 수 있기 때문에, 하루 CS건이 2~40개 정도 수준이라면 고려할만 합니다.

또한, 외부 파트너에게 단순 반복 업무를 요청할 예정이라면 반드시 간단한 매뉴얼과 온보딩 과정을 준비해두세요. 우리 브랜드 혹은 해당 프로젝트의 특이 사항을 문서로 전달하지 않으면, 서로간의 이해가 달라질 수 있거든요. 처음부터 전체 프로젝트를 맡기는 것보다는 작은 작업부터 시작해 아웃소싱 파트너와의 소통을 익히는 것도 좋습니다. 아직 외부에 일을 맡겨본 경험이 없다면, 이를 커뮤니케이션 연습의 계기로 삼을 수 있겠죠.

STEP 2 '처음' 시도하는 프로젝트 아웃소싱하기

인력이 제한적인 작은 브랜드에게 기존 업무를 진행하면서 새로운 프로젝트를 병행하는 것은 무척 어렵게 느껴질 수 있습니다. 단순히 인력이 부족한 경우도 있지만, 전문성이 부족해 어려움을 겪는 경우도 많죠. 이 경우 신규 프로젝트를 외부 전문가에게 맡기는 전략도 효과적입니다. 좋은 팝업 제안이 들어왔거나, 신제품 런칭을 위한 펀딩이 필요한데 이를 진행할 여력이 없다면 외부 전문가에게 도움을 요청하는 것이죠. 외부 파트너와 함께하면 기존 업무에 방해받지 않으면서도 더욱 좋은 성과를 낼 수 있을 뿐더러, 외부 전문가에게 얻은 노하우로 다음 번에는 내부 인력으로 해당 업무를 진행할 수도 있습니다.

① 전문가에게 얻은 노하우로 '효율적인 전략' 구상하기
BRAND 03 만월회

작은 브랜드가 성장하기 위해서는 새로운 마케팅 방식을 시도해야 합니다. 하지만 새로운 시도는 두 배의 노력이 필요하죠. 예를 들어 인스타그램 릴스를 기반으로 한 마케팅이 효율적이라고 하지만, 기존에 영상 촬영을 하지 않던 브랜드는 시도할 엄두조차 나지 않습니다.

개인 카페에 음료 원액 베이스를 납품하는 브랜드 ‘만월회’는 카페 사장님들을 위한 계정인 ‘만월상회’를 운영하는데요. 외부 전문가에게 만월상회의 릴스 영상을 맡겼습니다. 이전에도 만월회가 자체적으로 여러 릴스 영상을 촬영했지만, 1만 이상의 조회수는 좀처럼 나오지 않았다고 해요. 계정 성장세 또한 팔로워 1,000명에 멈춰 있었고요. 하지만 외부에 마케팅을 의뢰한 후 25만 조회수 영상이 탄생했고, 인스타그램은 한 달만에 팔로워 수가 2.5배 늘었다고 합니다.

이제 만월회는 ‘기획’만 릴스 전문가에게 맡기고 ‘촬영’은 직접 진행하며, ‘영상 편집’은 단순한 작업물 위주로 업무하는 외부 편집자와 협업하는 방식으로 비용 효율화를 꾀하는 중입니다. 영상 편집자들이 모여있는 커뮤니티에 원하는 견적을 올리고 편집자들의 포트폴리오를 받아, 구체적으로 어떤 편집이 필요한지를 상세하게 작성해 편집자들에게 전달하는 것인데요.

스몰브랜더 또한 이런 방식으로 영상 편집자들과 합을 맞추고 있을 만큼 적극 추천하는 방법입니다. 물론 요즘 영상 편집 툴이 쓰기 편리하게 잘 나왔지만, 편집을 집중적으로 하는 분들께 맡기면 더 효율적으로 좋은 결과물을 얻을 수 있습니다.

② 처음 시도한 프로젝트라면, 파트너의 '노하우 내재화' 하기
BRAND 04 뮤브 레깅스

운동복 브랜드 ‘뮤브 레깅스’는 여름 신제품으로 ‘빼빼레깅스’의 새로운 버전을 준비하던 중 와디즈 펀딩 제안을 받았다고 해요. 입기만 해도 다이어트에 도움이 되는 소재라는 판매 포인트 덕분인데요. 와디즈 펀딩 경험이 없어 도움을 줄 외부 파트너를 찾았다고 합니다. 펀딩 경험이 있는 프리랜서와 함께 프로젝트를 진행했고 첫 펀딩부터 1,890만 원을 달성했어요.

흥미로운 점은 뮤브 레깅스 내부에는 상세페이지 기획이나 마케팅 계획을 짤 수 있는 인력이 있었다는 거예요.

하지만 첫 번째 펀딩을 외부 전문가와 협력하며 진행한 덕분에 앞으로의 펀딩은 어떻게 할지 노하우를 쌓을 수 있었다고 해요. 새로운 채널에 입점할 때에는 앞서 경험한 사람의 노하우가 큰 도움이 되기 때문이죠.

이처럼 필요에 따라 아웃소싱을 하면 프로젝트 특성에 맞게 유연하게 팀을 구성할 수 있죠. 내부 인력이 부족할 때면 외부 전문가를 적절히 활용해 효율적으로 프로젝트를 진행해보세요. 특히 아직 경험해본 적 없는 새로운 시도를 할 때는 외부 파트너와 협력하며 내부 인력이 노하우를 배울 수 있는 기회로 삼을 수 있답니다.

⓷ '템플릿'으로 초기 인스타그램 운영으로 기반 다지기
BRAND 05 스몰브랜더

‘스몰브랜더’도 인스타그램 운영을 아웃소싱한 경험이 있답니다. 팔로워는 1,000명을 넘겼지만 실무가 너무 바빠 인스타그램 관리는 시작도 하지 못했죠. 마케팅을 하던 스몰브랜더라서 쉬운 일인 것 같지만, 매출과 직결되는 우선 순위의 업무들이 많아 한동안 계속 신경 못 쓸 것이 예상되었어요.

저희가 도움을 받은 방법을 알려드릴게요. 우선 인스타그램의 기본 틀을 잡을 수 있는 우리만의 ‘템플릿’을 의뢰했습니다. 마케터가 템플릿에 맞춰 콘텐츠 제작을 할 수 있는 환경을 만든거죠. 그리고 프리랜서 마케터 중 스몰브랜더에 대한 이해도가 높은 분께 매주 두 개의 콘텐츠를 만들어서 업로드할 것을 부탁드렸죠. 물론 당시와 현재의 콘텐츠는 많이 변화했지만, 초기에 인스타그램을 운영한 마케터님이 꾸준히 계정을 운영하며 발전시킨 덕에 지금 스몰브랜더가 2.3만명의 팔로워를 얻었다고 해도 과언이 아니에요.

이처럼 초기 세팅을 도와줄 아웃소싱 파트너는 매우 중요한 역할을 합니다. 브랜드가 작은 성공 경험을 쌓을 수 있게 하고, 시작 단계에서 속도가 끌어올리는 촉매제 역할을 하기도 하고요. 대체할 수 없는 한 사람을 찾기보다 더 효과적으로 일할 수 있는 구조를 만들어 보세요. 그게 꾸준히 할 수 있는 비결이 됩니다.

STEP 3 브랜드 전략을 함께 고민할 '장기 파트너' 찾기

작은 브랜드의 대표가 모든 의사결정을 해야 하는 상황일 때, 고민을 나눌 상대가 없으면 사고의 깊이가 확장되지 못하기 마련입니다. 하지만 대부분의 아웃소싱은 ‘프로젝트’ 단위로 이루어지기 때문에 함께할 파트너를 찾을 때 우리 브랜드에 대해 종합적으로 생각하는 일까지는 기대하지 않는 경우가 많죠.

그런데 말이에요. 의외로 장기 전략을 함께 고민하는 브랜드 파트너와 함께 일하는 작은 브랜드 사례들이 왕왕 생기고 있답니다. 요즘은 CFO(최고재무책임자)를 아웃소싱하는 것도 트렌드라고 할 정도랍니다. 높은 연봉과 처우 때문에 실력 좋은 인재를 내부 채용하기 부담스러운 작은 브랜드라면, 이러한 전문가와 장기 파트너십를 맺는 것도 현명한 선택입니다.

① '월 단위' 결제의 방식으로 장기 파트너와 협업하기
BRAND 06 SUNG1975

패션 브랜드 ‘SUNG1975’를 아시나요? 갓 런칭했을 때 추성훈이라는 모델의 유명세에도 불구하고 인지도를 얻는 데 어려움을 겪었다고 해요. 브랜드 내부에 패션 업무 관련 경험자가 부족했기에 협력할 외부 파트너를 찾았다고 해요.

그렇게 에이전시 ‘터프워크’를 만나 홈페이지 구성, 상세페이지 제작, 광고 집행 등을 의뢰했습니다. 터프워크는 쌓아온 다양한 브랜드 경험 노하우를 바탕으로 SUNG1975의 초기 브랜드 전략을 세웠어요. 결과적으로 인스타그램 팔로워를 1.5만 명까지 끌어올리며, 자사몰에서 꾸준한 매출 추이를 만들 수 있었습니다.

다양한 일을 하나의 에이전시에 아웃소싱 했으니 비용 처리 방식은 어땠을까요? 양사가 합의하여 건별이 아닌 월 비용으로 분할하여 내는 방식을 택했다고 합니다. 이 모든 일을 건별로 각각 다른 파트너에게 진행한다면 비용 부담이 컸을 거예요. 또한, 중간에서 발생하는 커뮤니케이션 비용도 무시할 수 없죠. 우리 브랜드를 잘 이해하고 있는 파트너를 만난다면 다양한 업무 협업을 꾀해보세요. 시트러스 라이프스타일 브랜드, ‘귤메달’이 디자인 파트너와 장기 협업을 이어가는 것처럼 우리 브랜드의 큰 무기가 될 수 있습니다.

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