"일 잘하는 사람은 00 잘 쓴다"
최근 사내 메신저나 디지털 협업 툴을 쓰는 기업이 많이 늘었지만, 전통적인 소통 도구 이메일의 위상은 여전하다.
외부와 소통할 때 주로 사용하는 만큼 더욱 정갈하게 문장을 쓰려는 수고가 필요하다. 자신의 능력이 본래보다 떨어져 보이길 원하는 사람은 아무도 없을 것이다. 안타깝게도 사소한(?) 실수로 이미지를 실추한다.
★ 더 이상 사소하지 않은 이메일 실수
- 1. 제목 빠뜨리기
- 2. 첨부파일 빠뜨리기
- 3. 숨은 참조로 넣어야 하는데 모두 공개하기
- 4. 엉뚱한 이메일 주소로 보내기(숫자 0과 알파벳 o, 숫자 1과 알파벳 l의착각)
- 5. 본문 내용 아직 다 안 썼는데 발송하기
사회초년생 시기 누구나 한 번쯤 겪어봤을 실수들이다.
회사생활을 3~4년 넘게 했는데도비슷한 실수를 되풀이하고 있다면 ‘이메일 체크리스트’를 만들어놓고 ‘보내기’를 누르기 전 반드시 확인하는 것을 추천한다. 메일을 보내자마자 ‘아차!’ 하는 일이 줄어들 것이다.
이러한 실수를 하지 않는 것은 기본, 이메일 본문에도 오해가 생기는 문장이 없도록 깔끔하게 정리해야 한다.
정갈한 메일 소통은 내 이미지를 결정짓는 것뿐만 아니라 상대방의 업무 효율에도 영향을 미치기 때문이다. 양방향 소통이니 나의 부족함은 상대에게 불편을 주고 폐를 끼치는 것이다.
제목과 첫인사 어떻게 쓸까?
제목과 첫인사, 어떻게 쓸까? 메일을 쓸 때마다 제목과 첫인사를 어떻게 쓸지 고민이다. 만약 한 번도 고민해본 적이 없다면 이번에 생각해보자.
제목은 말머리를 붙여서 3~4어절로 길지 않게 작성한다. 받는 입장에서 가장 고마운 제목은 본문을 열어보지 않아도 ‘무엇에 관련된 내용’인지 알 수 있는 제목이다.
메일을 열기 전에 마음의 준비를 할 수 있어서 좋고(용무에 따라 발신자 이름만 보고도 뒷골이 쭈뼛 설 때가 있으니) 메일 내용을 다시 확인하려고 메일함을 뒤질 때도 쉽게 찾을 수 있으니 말이다.
★ 정갈한 이메일 제목 예시
- [깔끔북스] 하반기 국제도서전 협업 제안
- [공지] 내부 인테리어 공사 협조 사항
- [긴급] 이번 주 마케팅 회의 취소 건
자기소개와 인사는 두세 문장이면 충분하다.
★ 정갈한 자기소개와 인사 예
안녕하세요, 이까탈 팀장님 깔끔북스 김정갈입니다.
- 1. 이메일로 처음 인사드리네요.
- 2. 즐거운 주말 보내셨나요?
- 3. 그새 날씨가 따뜻해졌네요.
- 4. 보내주신 제안서는 잘 받았습니다.
- 5. 그동안 별일 없으셨지요.
‘안녕하세요’만으로도 충분하지만, 나는 매일같이 이메일을 주고받는 사이가 아니라면 한 문장 정도 간단한 안부를 덧붙이는 편이다.
매번 ‘어떻게 인사를 할까’를 고민하는 것은 짐이 되겠지만, 간단한 인사는 5초면 되니까. 보통 이메일을 읽을 때는 무표정한 사람과 마주 앉은 듯한 기분이 드는데 간단한 인사가 덧붙은 메일에서는 부드러운 미소가 전해지는듯하다. 알게 모르게 소통에도 긍정적인 작용을 할 것이다.
이메일 문장만 실수하지 않고 정갈하게 작성해도 회사생활이 한결 쾌적하다.
어른의 문장은, 간결하고 정확하며 구체적이어서 이메일 소통을 원활하게 한다.
카톡 대화, SNS, 메일, 기획서...
일상의 문장들을 깔끔하고 호감가게 쓰는 법칙은?
