능률 UP 업무 환경 조성하는 7가지 방법
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내 바깥의 환경과 내 안의 마음가짐은 서로 영향을 주고 받습니다. 방이 더러운 사람치고 규칙적으로 사는 사람을 찾기 힘들고, 책상이 말끔한 사람 치고 게으른 사람을 찾기 힘든 것처럼 말이죠. 아무래도 혼자만의 정신력으로 마음을 다잡기가 어렵다면, 우선 주변을 정리해보세요. 업무를 처리하는 책상부터 말이죠. 책상만 단정하게 유지해도 집중력은 100% 오릅니다. 능률을 올려주는 업무 환경 조성 방법 7가지를 소개합니다.
업무 공간은 깔끔하고 단정하게
업무를 위해 나에게 허용된 공간은 온전히 내가 바꾸고 통제할 수 있는 공간입니다. 이 공간부터 정돈되지 않은 상태라면, 그 어수선한 기운이 업무까지 이어지기 쉽습니다. 가능하면 책상에 내가 현재 하고 있는 업무와 관련된 자료와 필수 도구만 올려놓고 잡동사니는 버리거나 서랍에 넣어보세요. 이것만으로도 주의가 산만해지는 것을 막아 집중력을 높일 수 있습니다.
모니터는 눈높이와 평행하게
사무직의 대표 직업병인 거북목은 목이 앞으로 빠진 상태가 계속되어 통증을 유발합니다. 거북목으로 뒷목과 척추에 이상이 생기면 소뇌의 기능이 떨어지는데요. 뇌의 기능이 저하되면 신경전달물질이 부족해져 우울증, 불면증, 강박신경증으로 이어질 수 있습니다. 모니터 상단이 눈높이와 평행하게, 모니터와의 거리는 팔을 뻗었을 때 손끝이 닿을 정도의 위치, 60~80cm가량을 유지해야 거북목을 비롯한 근골격계질환을 예방할 수 있습니다.
책상에 화분 놓기
많은 전문가들이 책상 위에 작은 식물을 놓으면 스트레스 완화에 도움이 된다고 말합니다. 공기를 정화시키고 눈의 피로를 풀어주는 실용적인 효과도 있죠. 또 향기가 나는 식물이면 더 좋다고 하는데요. 카모마일 같은 허브가 좋습니다. 실제로 많은 기업들에서는 구성원들이 장시간 편안하고 스트레스가 낮은 환경에서 일할 수 있도록 식물을 사무실 내에 배치하는 방법을 많이 씁니다. 내 개인 공간인 책상에도 녹색 식물을 더해 그 효과를 누릴 수 있습니다.
동선을 고려해 배치하기
책상 위에도 작은 동선이 있습니다. 물건들을 그저 손이 닿는 대로, 혹은 보기에 예뻐보이는 대로 두었다간 금새 뒤죽박죽이 되기 쉬운데요. 넓지 않은 책상이라도 나만의 소우주를 구성하듯이, 작게 구역을 나누어 물건들을 배치하세요. 현재 진행 중인 업무 자료나 자주 들여다보는 플래너는 바로 왼쪽에, 한쪽에 랜덤으로 쌓아둔 자료 역시 종류와 중요도에 따라 구간을 나누거나 최소한 순서라도 정리하세요.
과한 장식은 피하기
나만의 공간으로 만들겠다는 집념으로 책상을 과하게 꾸민 자리를 팀마다 하나씩은 볼 수 있습니다. 마블, 카카오프렌즈, 라인프렌즈, 애니메이션 캐릭터 피규어 등등으로 빼곡히 장식하는 등 개성 넘치는 책상들이 있습니다. 물론 생산성을 증대시키는 선에서는 문제가 되지 않지만, 본 목적을 상실한 꾸미기는 오히려 업무 집중을 방해합니다. 어쨌든 나 자신의 책상을 '업무 공간'으로 인식하는 것이 가장 중요합니다. 장식이 오히려 방해가 되는 것 같다면 조금씩 정리해보면서 변화를 관찰해봐야 합니다.
타이머를 두고 타임 블럭 기법 활용하기
시간을 블럭 단위로 쪼개서 블럭당 작업과 휴식을 배치하면 시간을 훨씬 효율적으로 쓸 수 있습니다. 나도 모르게 한없이 낭비하던 시간들이 어느새 내 손아귀에 딱 잡힌 느낌이 들죠. 우선 자신의 집중력과 업무에 따라 한 블럭을 30분~1시간 등으로 조정하여 업무의 중요도, 하루 일정, 내 컨디션에 따라 순서를 정하세요. 앞에 타이머를 두고 시간을 재면서 이를 지켜보세요. 더불어 비슷한 일들끼리 묶어두면 산만한 느낌을 줄이고 분위기 전환을 1~2번으로 축소할 수 있습니다.
매월 정리의 날을 정하기
매달 1일 또는 말일을 정리하는 날로 정해 너무 바빠서 치우지 못한 서류나 물건들을 정리하고 청소하는 시간을 가져보세요. 어느새 잊고 있었던, 얼마 전 완료된 프로젝트 관련 서류 등등은 책상에 넣어두거나 별도의 공간에 착착 정리해두거나, 없어도 된다면 버리세요. 청소의 목적은 업무 동선을 방해하는 물건들을 치우기 위한 것입니다. 이를 기준으로 매월 한 번씩만 청소해도 쾌적한 업무 환경을 손쉽게 유지할 수 있습니다.
