일 잘하는 사람이 업무 메일에 꼭 쓰는 ‘이것'

‘문장부호'를 적재적소에 사용하라
- 메일의 문장부호는 오해와 언쟁도 미연에 방지한다

문장부호는 문장 안에 들어가 보조적 역할을 하는 경우가 많다.

메일이나 문서에 문장부호를 쓰면 안건을 한눈에 확인할 수 있고 잘 읽혀 언쟁이 일어날 가능성이 적어진다.

동료 직원이나 거래처에 지시 사항을 전달할 때 우리는 메일을 자주 사용한다. 구두로 전달하면 까먹을 수도 있고 잘못 알아들을 수도 있다. 말했는지 말하지 않았는지로 문제가 발생하기도 한다.

전화로 연락할 경우, 상대가 메모한 뒤 내용이 맞는지 재차 확인하는 과정은 상당히 번거롭다. 메일에서는 이런 수고가 줄어든다. 그러나 아래와 같은 지시 메일이 오면 어떨까.

X 두루뭉술한 메일 예시

1페이지 3번째 줄의 ‘신경과'를 ‘심료내과'로, 2페이지 우측 상단 사진 캡션의 ‘커뮤니케이션'을 ‘학교나 사회에서의 커뮤니케이션'으로, 동일 페이지 밑에서 2번째 줄의 ‘고찰하고 싶다'를 ‘생각해보고 싶다'로 수정 부탁드립니다.
그리고 프로필에 ‘요모야마 대학 비상근 강사'라는 부분이요, 저쪽에서 ‘이제는 수업하지 않으니 삭제 바랍니다'라고 연락이 왔습니다. 삭제한 다음에 글자 수를 다시 조절해서 보내주세요. 저희가 먼저 확인하겠습니다.
이상, 원고 수정 건과 프로필 변경 및 수정된 일정을 재차 알려드렸습니다. 번거롭지만 잘 부탁드립니다.

문장만 보면 이상하지 않지만 머리에 잘 들어오지는 않는다. 상당히 복잡하게 얽힌 구조이기 때문이다.

우선 ‘A를 B로, C를 D로, E를 F로'처럼 여러 지시 사항을 한 문장 안에 길게 나열하지 말아야 한다. 각각의 지시 사항과 내용이 한눈에 파악되지 않기 때문이다.

프로필로 화제가 바뀌며 행을 바꾼 시도는 좋았지만 이 또한 무슨 말을 하려는 건지 짐작하기 어렵다. 상대방한테서 연락이 왔다는 불필요한 정보를 넣었기 때문이다. 마지막 인사말에서 일정 공지라는 새로운 용건을 추가해서도 안 된다.

눈길을 사로잡는 문장부호의 효과를 알고 있으면 이와 달리 아주 알기 쉬운 메일을 쓸 수 있다.

O 생동감 있는 메일 예시

원고 수정
· 1페이지 3번째 줄 ‘신경과' → ‘심료내과'
· 2페이지 우측 상단 사진 캡션 ‘커뮤니케이션' → ‘학교나 사회에서의 커뮤니케이션' (※삽입 요청)
· 2페이지 밑에서 2번째 줄 ‘고찰하고 싶다' → ‘생각해보고 싶다'

프로필 수정
· 삭제 = ‘요모야마 대학 비상근 강사'가 있는 구절
· 글자 수 조절 = 100자

일정 공지 (※만일을 위해 재차 확인 부탁드립니다)

먼저 원고 수정이나 프로필 변경 등 대략적인 용건을 전달한 뒤 지시 내용을 항목별로 정리한다. 이렇게 수정된 메일을 받으면 내용이 바로 파악돼 실수도 일어나지 않는다.

이런 마음 씀씀이야말로 일 잘하는 사람의 본질이다.

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