이것만은 제발! 회의할 때 꼭 피해야 할 7가지
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직장인들에게 회의는 피할 수 없는 업무입니다. 거의 매일 하다시피 하는 회의가 더 좋은 의견을 주고 받으며 결론적으로는 회사에 보탬이 되는 영양가 있는 시간이어야 하는데요. 여럿이 모여 활발하게 의사소통해야 하는 시간이기 때문에 회의에 참여하는 팀원들의 성숙하고 매너 있는 태도가 필요합니다. 회의에서는 ‘반드시 해야 할 것’보다 ‘하지 말아야 할 것’을 지키는 것이 더 중요합니다. 회의에서 피해야 할 7가지 항목에 대해 소개합니다.
주제와 시간을 미리 알리지 않는다
회의를 주체하는 입장이라면 회의에 대한 공지를 팀원들에게 미리 알려야 합니다. 준비되지 않은 상태에서 갑작스럽게 하는 회의에서는 얻을 것이 별로 없다는 것이 많은 직장인들의 공통된 답변이었습니다. 회의를 할 시간과 장소, 주제를 미리 공지해야 팀원들이 알찬 의견과 아이디어를 준비할 수 있겠죠. 효율 높은 회의를 원한다면 무턱대고 긴급으로 소집한 회의보다 주제와 시간, 공간에 대해 공지를 해야 한다는 것을 잊지 마세요.
불필요한 회의 자료를 만든다
회의 자료에 너무 많은 시간과 노력을 들이는 것은 지양해야 합니다. 간결하고 밀도 있는 심플한 자료로도 충분히 주제와 관련된 아이디어를 전달할 수 있는데요. 멋진 PPT 자료를 만들기 위해 몇 시간을 할애하고 이를 출력하느라 불필요한 종이를 낭비하는 대신, 엑셀 자료나 요약본 등 꼭 필요한 자료만 활용해 의견을 나누고 아이디어를 구하는 것이 더 효율적입니다. 미국의 종합 온라인 쇼핑몰인 아마존과 우리나라의 카드회사인 현대카드는 회의 중 파워포인트 사용을 금지하기도 했습니다. 형식보다 더 중요한 아이디어와 결론 도출에 집중하자는 뜻이죠.
시간 제한을 두지 않는다
회의를 진행할 때 시간 제한을 두지 않는 것은 꼭 피해야 할 항목 중 하나입니다. 모두가 집중해서 임팩트 있는 회의를 진행하도록 해야 합니다. 시간이 길게 늘어지는 회의는 피로도가 증가할 뿐더러 얻을 수 있는 것도 별로 없습니다. 가성비 높은 회의를 위한다면 회의 시간을 컨트롤하기 위한 모래시계나 타이머 등을 이용하길 추천합니다. 모두가 지치는 회의가 아닌, 생기 넘치고 아이디어가 넘치는 회의를 위해 무한정 긴 시간을 할애하지 않도록 합니다.
회의와 상관없는 사담을 나눈다
회의는 팀원들이 모여 여러 사항을 두고 의견을 나누는 장이 되어야 하는데요. 이때 회의와 상관없는 사담을 나누는 것은 절대 피해야 할 항목으로 꼽힙니다. 회의시간마다 개인적인 근황토크로 이어지거나 회의 내용과는 상관없는 주제로 대화가 흘러가는 것이 반복되지 않아야 합니다. 구성원들끼리 친분이 두텁다고 해도 반말은 사용을 자제해주세요. 회의는 여러 사람들의 귀중한 시간을 모아 함께 하는 시간이기 때문에 허투루 흘려 보내지 않도록 주의합니다.
감정적이고 격양된 말투를 사용한다
여러 의견들이 오가는 회의에서는 피드백을 활발하게 주고 받을 수밖에 없습니다. 여기서 주의해야 할 점은 의견을 나눌 때 감정적이고 격양된 말투를 사용해서는 안 된다는 것인데요. 피드백을 주는 사람도, 받는 사람도 이성적이고 배려 있는 말투를 사용해야 합니다. 피드백을 전달하기에 앞서 상대방을 존중하는 마음을 가져야 한다는 것이죠. 피드백을 받은 사람 역시 이를 ‘감정적인 지적’으로 받아들이지 않도록 서로가 성숙하고 유연한 태도를 가져야 건강한 회의 문화를 만들 수 있습니다.
작은 아이디어를 무시한다
회의에는 여러 직급의 팀원들이 함께 모이기도 합니다. 이때 직급이 낮은 직원들의 의견을 무시하는 태도는 절대 금물입니다. 사소한 아이디어일지라도 경청하는 태도를 갖춰야 하며, 어느 직급의 직원이든 자유롭게 의견을 내놓을 수 있는 분위기가 조성되어야 생산적인 아이디어가 나올 수 있기 마련입니다. 또한 아이디어를 내는 본인도 자기 아이디어가 보잘 것 없다고 생각하거나 자신감 없는 태도로 전달해서는 안 됩니다. 모두의 의견을 존중하는 태도를 갖추도록 노력합시다.
본인이 가장 돋보이려고 한다
간혹 회의에서 누가 더 좋은 의견을 냈는지 경쟁하는 분위기가 생기기도 합니다. 회의에서 반드시 피해야 할 태도 중 하나가 바로 ‘나만 돋보여야 한다는 이기심’인데요. 내 의견만이 이목을 끌어야 한다는 욕심을 갖다 보면 다른 사람의 의견을 폄하하거나 무시하게 됩니다. 내가 가장 좋은 성과를 내야 한다는 강박을 버리고 회의에 참여해야 좋은 결과를 도출할 수 있습니다. 회의는 누구 한 명의 성과를 뽐내기 위한 장이 아니라, 모두가 모여 더 효과적이고 실질적인 아이디어를 내기 위한 시간임을 기억하세요.
