전자문서의 서면 요건에 관하여[이진우 변호사의 아하, 이런 법이!]

[스포츠경향]

법령이나 계약서에 어떠한 법률행위를 ‘서면에 의하여’ 할 것을 요건으로 규정하는 경우가 많다. 서면(書面)의 사전적 정의는 ‘일정한 내용을 적은 문서’를 의미한다.

과거 의사표시나 정보의 전달과 확인은 구두 방식과 서면 방식뿐이었기 때문에 법률관계와 그 내용의 명확성을 확보하고, 이를 기록으로 공시하고 보전하기 위하여 일정한 법률행위는 서면에 의한 방식으로 하도록 규정하였다. ‘서면’이라는 엄격한 요식으로 법률행위의 성립과 효력 발생을 판단함으로써 법적안정성을 담보할 수 있었다.

그런데 정보사회에 이르러 우리는 다양한 전자적 방법으로 일정한 내용을 주고받는다. 하루에도 수십 번 이상 이메일이나 문자메시지, 카카오톡 등 소셜미디어를 통해서 의사표시와 정보를 전달하고, 종이에 출력된 문서가 아닌 컴퓨터 파일 형태로 정리된 문서를 첨부하여 발신하고 수신한다. 업무와 행정의 전자적 처리가 일상화되고 있다. 위와 같이 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 정보를 ‘전자문서’라고 한다.

이진우 변호사(법무법인 승전)

그렇다면 전자문서는 법령과 계약서에 규정된 ‘서면’에 해당되는 것일까. 2020년 6월 9일 개정되어 2020년 12월 10일부터 시행되고 있는 전자문서법은 열람성과 재현가능성이 있는 한 전자문서를 서면으로 인정하고 있다.

구체적으로 전자문서의 내용을 열람할 수 있고, 전자문서가 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것을 요건으로 ‘서면’으로 인정하고 있는 것이다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 아니하는 경우에는 서면으로서의 효력을 인정하지 않고 있다(전자문서법 제4조의2 참조).

그럼에도 전자문서를 통한 의사표시나 정보 전달의 법적 효력에 관한 다툼이 여전히 발생하는 경우를 볼 수 있다. 전자문서의 내용과 형식이 충분하지 않은 경우가 많고, 당사자 일방에게 불리하여 불공정하다는 시비가 발생하기 때문이다.

전자문서법 개정 전에도 대법원은 “근로자가 이메일을 수신하는 등으로 내용을 알고 있는 이상, 이메일에 의한 해고통지도 해고사유 등을 서면 통지하도록 규정한 근로기준법 제27조의 입법 취지를 해치지 아니하는 범위 내에서 구체적 사안에 따라 서면에 의한 해고통지로서 유효하다고 보아야 할 경우가 있다.”고 판단한 바 있다(대법원 2015. 9. 10. 선고 2015두41401 판결 참조). 전자문서가 법률행위의 수단으로 그 효력을 인정받기 위해서는 내용과 취지가 충분하고 명확하여야 할 것이다.

갈수록 전자문서의 활용범위는 넓어질 것이고, 법률행위로서 기능할 것이다. 개정된 전자문서법에 따라 전자문서의 서면성은 일단 인정된다고 보아야 할 것이지만, 당사자 간 분쟁 발생을 방지하기 위하여 계약서 등에 서면에 전자문서의 방식을 포함한다는 사실을 명시하거나, 전자문서를 주고받는 경우 법률행위로서의 내용과 취지를 명확히 기재할 필요가 있다.

이진우 변호사(법무법인 승전)