여러분은 메일함을 하루에 몇 번이나 확인하시나요? 그리고 메일 확인 후 본래 작업 중이던 일로 돌아가는 데 얼마나 걸리시나요? 한 연구에 따르면 전문직들은 하루에 15회, 37분마다 이메일을 체크한다고 합니다. 또 캘리포니아대학교는 연구를 통해 메일을 확인하고 다시 집중했던 일로 돌아가는 데 평균 23분이 걸린다고 밝혔죠. 전문가들은 메일 확인 빈도를 하루 2~3회로 제한하라고 말합니다.

하루 2~3회만 메일을 확인하라니, 이건 현실적으로 쉽지 않죠.  하지만 많은 사람들이 불필요한 메일함 확인 습관을 갖고 있는 건 분명합니다. 그래서 대부분이 메일 확인 빈도를 줄일 필요가 있는데요. 이는 개인의 의지만으로는 해결하기 어려운 문제입니다. 그래서 내 환경을 바꾸는 게 중요하죠. 이런 분들을 위해 나의 효율적인 시간 활용을 위해 이메일에 불필요한 시간을 빼앗기지 않는 실질적인 방법 8가지를 알려드립니다.

주소별로 폴더를 나눈다

혹시 내게 들어오는 모든 메일을 받은 편지함 하나에서 한 번에 보고 계신가요? 이는 무방비 상태로 모든 종류의 총알을 받는 것과 같습니다. 우리가 받는 메일은 무척 다양합니다. 또 일의 종류에 따라서도 다르고요. 메일을 보러 들어갔다가 당장 급하지 않은 모든 종류의 일들을 확인하고 주의가 분산되는 일은 최대한 피해야겠죠. 상황에 따라 필요할 때 내 목적에 맞는 메일만 파악하고 다른 것들에 시간을 뺏기지 않도록, 애초에 내게 전송된 메일들이 카테고리에 따라 다른 폴더에 들어갈 수 있도록 주소에 따라 수신 폴더를 구분해 놓읍시다. 그리고 메일함에 접속했을 때, 내가 당장 확인할 필요가 있는 폴더만 클릭해서 메일을 확인합시다.

하나의 물리적 장소로 생각한다

클릭 몇 번이면 접속할 수 있는 게 메일함입니다. 그렇기 때문에 '혹시 새로운 게 오지 않았는지 잠깐만 확인하자'라는 생각으로 몇 초 만에 메일함에 접속해 버리죠. 하지만 우리가 메일함에서 마주하는 일들은 몇 초 만에 해결되지 않는 일들이 많습니다. 그 중요도도 그렇고요. 그러니 메일함을 24시간 우리 곁에 붙어 있는 공간으로 생각하지 말고, 하나의 물리적 장소처럼 내가 필요할 때 선택해서 가는 곳으로 생각해야 합니다. 마치 우리가 밥을 먹을 때에만 식당에 가고 일을 할 때에만 사무실에 가는 것처럼요.

중요 첨부 파일은 클라우드로 옮긴다

메일로 중요한 파일을 받으면, 그 첨부 파일이 담긴 메일 자체를 하나의 파일처럼 생각하는 분들이 있습니다. 이렇게 하면, 그 파일이 필요할 때 메일함에 들어가 메일을 찾기 위해 목록을 탐색하거나 키보드를 두드려서 검색을 해야 하죠. 메일을 찾는 데 걸리는 시간은 생각보다 짧지 않을 때가 많습니다. 내가 찾는 파일이 맞는지, 맞더라도 최신 버전이 맞는지 헷갈리는 경우도 많기 때문이에요. 그러니 메일로 주고받은 첨부 파일은 내 클라우드로 옮겨둡시다. 그 파일이 필요할 때 메일함에 들어올 필요 없이 클라우드에서 바로 확인할 수 있도록 말이에요.

간단한 알림은 다른 앱을 사용한다

메일은 꽤나 공식적인 소통 채널로 사용되기 때문에, 메일 하나를 쓰는 건 그리 쉽지 않습니다. 요점을 정확하게 기술했는지, 맞춤법은 맞는지, 예의에 어긋나는 표현은 없는지 등 몇 차례의 검토를 거쳐야 하죠. 아무리 간단한 알림 사항이라도 말입니다. 그래서 메일 작성에 소요되는 시간 역시 무시할 수 없습니다. 그렇기 때문에 간단하고 짧은 전달 사항은 메일 대신 워크플로우 앱이나 회의용 앱을 활용하는 게 훨씬 좋습니다. 메일로는 같은 정보를 공유하는 데에도 몇 차례의 수신과 발신이 오가야 하는데, 위의 앱을 활용하면 한 번만으로 여러 명과 동시에 전달 사항을 공유할 수 있어 시간을 절약할 수 있습니다.

필터를 바로, 매번 설정한다

스팸 메일이나 내가 아직 분류해놓지 않은 메일들은 귀찮더라도 그때그때 필터를 걸어놓아야 합니다. 사실 그 자리에서 받은 메일을 그냥 바로 삭제해버리는 게 빠르기 때문에, 필터를 설정하거나 수신 거부 처리를 계속 미루는 경우가 많은데요. 반복적으로 내 메일함에 들어와서 바로 삭제되는 메일들은 번거롭더라도 필터나 수신 거부 설정을 해놓으세요. 우리가 방을 꾸준히 청소하듯이, 내가 실제로 확인하는 메일들만 내 메일함에 들어올 수 있도록 메일 환경도 계속 정리해야 합니다. 이렇게 하면 시간이 지날수록 쓸데없는 메일들을 지우며 내 메일함을 청소하는 시간도 점점 줄어들 거예요.

보지 않는 뉴스레터는 구독 취소한다

요새 다양한 뉴스레터들이 있습니다. 내가 원하는 주제의 중요하거나 흥미로운 컨텐츠를 내 메일로 전달해 주죠. 일단 재밌어 보여서 뉴스레터 구독을 하긴 했는데, 막상 읽지는 않는다면 과감히 구독을 취소하세요. 대부분이 메일 계정을 하나만 쓰기 때문에 이러한 뉴스레터와 업무 관련 메일 등이 뒤섞여 오기 마련인데요. 어차피 제목만 읽고 지워버릴 뉴스레터는 오지 않았는지 확인하러 갔다가 업무와 마주치는 일은 없도록 하는 게 좋겠죠. 가능하면 뉴스레터를 보고 싶을 땐 그 메일들만 볼 수 있도록 수신함을 별도로 설정해 두고, 보지 않는 뉴스레터들은 구독 취소 버튼을 누르세요.

용도별로 메일 계정을 다르게 사용한다

많은 분들이 메일 계정을 하나만 사용합니다. 이유는 새로 로그인을 하는 게 귀찮아서인데요. 요새는 동일한 메일 서비스를 여러 계정으로 이용할 경우 계정 전환이 용이하기 때문에 용도별로 아예 다른 메일 계정을 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 업무를 확인할 때만 들어가는 메일 계정이 따로 있으면, 주말에 사적인 메일을 확인하다가 업무 메일을 마주치는 일도, 그 반대의 일도 없겠죠. 내 목적에 따라 원하는 시간만큼 쓸 수 있을 테고요. 이렇게 환경을 바꾸는 것은 처음엔 번거롭지만, 결국 나를 위한 일이 됩니다.