첫 회사에 입사한 사회 초년생. 이들에게 업무 전화를 받는 것은 매우 긴장되는 일입니다. 자신의 소속을 회사와 부서로 밝히는 것도 어색하고, 모르는 사람과 잘 알지 못하는 업무를 이야기하게 될까 봐 겁이 나는 것인데요. 직장인들 사이에서 꼭 지켜야 하는 전화 에티켓만 숙지해도 무사히, 나아가 뿌듯한 기분으로 전화를 마칠 수 있을 겁니다. 능력 있는 직장인이라면 누구나 지키는 업무 전화 에티켓 7가지를 소개합니다.

'여보세요'가 아닌 소속을 밝힌다

업무상 전화는 사적인 개인 간의 대화가 아닙니다. 회사와 회사, 담당자와 담당자 간의 업무상 대화이기 때문에 전화를 건 쪽과 받은 쪽 모두 첫인사 후 자신의 소속을 밝혀야 합니다.  상대가 누군지 알고 전화를 했더라도 말이죠. 회사명, 부서명, 이름이 일반적인 순서인데요. 이런 인사가 오가야 용건에 알맞은 담당자와 대화를 하고 있는지를 재차 확인할 수 있습니다. 

전화를 걸었다면 통화가 가능한지 먼저 묻는다

전화를 건 쪽이라면 우선 인사를 하고 소속을 밝힌 후, 통화가 가능한지 묻는 것이 예의입니다. 아무리 업무상 전화라고 해도, 받는 사람이 다른 일로 바쁠 수 있기 때문이죠. 혹여 통화가 어렵다고 한다면 통화가 가능한 시간을 묻거나, 다시 전화할 시간을 미리 전달하여 상대방이 시간을 맞출 수 있도록 조정해야 합니다. 

용건부터 밝힌 후 설명한다

전화를 걸었을 때, 상대방은 내가 구체적으로 어떤 용건으로 전화를 했는지 알지 못합니다. 그렇기 때문에 전화한 목적을 미리 밝히지 않고 서두부터 줄줄 읊기 시작하면 상대는 갈피를 잡기 어려워집니다. 우선 어떤 건으로, 또는 어떤 요청을 하기 위해 연락을 했는지 먼저 밝힌 다음 그에 대한 부연 설명을 이어가야 서로 불필요한 오해 없이 효율적인 대화를 할 수 있습니다.

말을 끊지 않는다

아주 기본적인 예의인데, 잘 지켜지지 않는 경우가 많은 전화 에티켓입니다. 내가 이미 알고 있는 사항인 것 같아도, 혹은 상대가 질문하려는 바를 이미 먼저 눈치챈 것 같아도 상대의 말이 끝날 때까지 기다려야 합니다. 상대의 말을 끊고 내 말을 하는 것은 상대를 불쾌하게 하는 무례한 행동이며, 말을 끝까지 듣지 않을 경우 내가 예상한 바와 다른 내용일 수 있기 때문입니다. 

오해가 없도록 통화 내용을 요약하여 확인한다

메일은 기록이 남아 언제든 공유한 내용을 확인할 수 있지만, 전화는 기록이 남지 않는 구두상의 대화이기 때문에 서로 공통의 내용을 공유했는지 반드시 확인해야 나중에 문제가 없습니다. 중간중간 상대의 말을 요약하여 "이러이러하단 말씀이시죠?"라고 확인하고, 통화를 끊기 전 한 번 통화 내용을 짤막하게 요약하여 상대에게 확인을 요청하세요. 중요한 건은 통화 내용을 문자나 메일로 한 번 더 공유하는 것도 방법입니다. 

소리가 너무 크지 않게, 시간은 짧게

2020년 벼룩시장의 사무실 소음 관련 설문 조사에 따르면 직장인 중 12.7%가 전화 통화 소리를 사무실에서 가장 거슬리는 소음으로 꼽았습니다. 이렇게 사무실에서 다들 각자 일을 하고 있어도 은연중에 귀로 흘러들어오는 통화 소리는 무시할 수 없는데요. 다른 사람의 업무에 방해가 되지 않도록 너무 크게 통화를 하거나 오랫동안 통화를 하는 일은 삼가야 합니다. 비교적 친분이 있는 사람과 업무 관련 통화를 하더라도 사무실에선 사담은 하지 않는 것 역시 기본이겠죠.

사무실은 사무실이고, 전화는 전화다

전화는 보통 사무실 바깥에 있는 외부인들과 이루어집니다. 이들은 당연히 현재 사무실의 상황을 알지 못합니다. 전화를 받거나 걸 때 사무실의 분위기가 좋지 못하거나, 스트레스를 받는 일이 있었더라도 이 감정을 전화에 그대로 실어서는 안 됩니다. 상대방은 사정을 알지 못할뿐더러, 알아줄 필요도 없기 때문이죠. 전화를 하는 상대방에게 뜬금없이 불쾌함을 선사하지 않도록 주의해야 합니다.