[에듀 경기] ‘현장과 함께 디지털 정보화’ 경기도교육정보기록원
경기도교육청 제작 지원
잠자던 종이 위 기록, 검색으로 깨어난다
초·중학교 학적기록물 전산화… 열람 편의·원본 훼손 위험 ↓
2002년 이전 기록 디지털 전환… 민원 처리 신속·정확성 향상
내년 영구지방기록물 관리시설 설립… 체계적 보존 기반 마련
클라우드 기반 환경 통합 운영… 행정정보시스템 안정 운영을
경기도교육청 직속기관인 경기도교육정보기록원(이하 기록원)은 경기도 교육행정 기록물의 안정적이고 체계적인 관리를 위해 최선의 노력을 다하고 있다. 도교육청 남부청사에 위치한 기록원은 지난해 학교 현장 맞춤형 지원을 수행해 안정적인 교육행정 서비스를 제공하는데 심혈을 기울였다. ‘나이스’와 ‘K-에듀파인’ 등 교육행정정보시스템을 중단하지 않고 운영해 가동률 100%를 달성했고 기록물관리 컨설팅 및 서고 보유기록물 전수조사를 실시해 기록물 보존에 힘썼다. 도교육청 소속 전체기관 대상 사이버 침해사고 대응 강화도 실시했다. 기록원은 올해 ‘현장과 함께하는 디지털 정보화 실현’을 비전으로 삼아 미래교육 환경 조성과 데이터 기반 교육정책 구현을 목표로 다양한 사업을 전개할 계획이다.
올해 기록원은 나이스와 K-에듀파인의 안정적인 운영을 위해 지난달 23일부터 이달 20일까지 신학기 대비 비상근무를 실시한다. 시스템의 안정적 운영을 위한 점검 활동을 강화하고 점검항목도 확대하는 등 점검체계를 강화한다.
기록원은 수원권역을 시작으로 도내 초·중학교에서 보존 중인 종이 학적기록물을 2년에 걸쳐 전산화하는 작업을 시작한다.
기록원은 지난 11일 수원권역 학교관계자를 대상으로 2026년 초·중학교 학적기록물 전산화 사업 설명회를 열었다. 학적기록물 전산화가 완료되면 표준기록관리시스템을 통한 검색·열람이 가능해져 기록물의 활용성과 접근성이 높아지고 반복적인 원본 열람에 따른 원본기록물의 훼손 위험도 줄일 수 있게 된다.
학적기록물은 학생의 재학, 전학, 졸업, 제적 등 학업 이력을 증명하는 핵심 기록물로 생활기록부를 비롯해 졸업대장과 제적대장 등이 이에 해당한다. 과거 학적 확인이나 제증명 발급을 위해서는 원본을 직접 확인해야 하는 경우가 많기 때문에 자료 검색과 열람에 많은 시간과 행정력이 소요된다.
더욱이 2002년 이전에 생산된 학적기록물은 대부분 종이 형태로 관리돼 훼손과 마모, 오염, 분실 위험에서 벗어날 수 없는 처지여서 전산화돼 관리되는 것이 보다 안전하다.
이처럼 학적기록물 전산화 작업은 단순히 중요기록물을 이중으로 보존한다는 차원을 넘어 학교 현장의 업무 부담을 줄이고 보다 신속·정확한 민원행정 서비스를 제공하기 위한 필수 사업이라는 것이 기록원의 설명이다.
정수호 기록원장은 “학적기록물은 학생 개인의 학업 이력을 증명하는 동시에 학교 교육활동의 연속성과 공공성을 뒷받침하는 중요한 기록”이라며 “전산화 사업이 완료되면 학적 확인과 민원 처리의 신속성과 정확성이 높아져 학교 현장의 업무 효율성과 교육행정 서비스 품질도 함께 향상될 것으로 기대한다”고 말했다.
또 도교육청 중요기록물의 체계적이고 전문적 보존 및 관리 기반 조성을 위해 기록원은 영구지방기록물 관리시설 설립도 추진한다. 관리시설 설립 리모델링 설계 공모 및 설계 용역을 추진해 내년 12월에 시설을 준공할 예정이다.
올해 기록원은 안전한 사이버 환경 조성에도 박차를 가한다. 경기교육사이버안전센터를 운영해 사이버침해대응시스템 유지관리 및 보안관제에 신경 쓰며 사이버 위협·침해사고 예방과 그에 따른 신속한 대응 활동에 힘쓴다.
인공지능 기반 정보보안체계를 구축하고 국가 사이버위협 정보공유시스템을 운영한다. 이를 통해 국가정보원과 연동해 국가 전체의 사이버 위협 동향을 파악하고 주요 국가·공공기관별 자료와 탐지규칙 등의 정보도 공유한다.
주요 정보 통신 기반시설 보안수준 강화도 빼놓을 수 없다. 나이스와 K-에듀파인과 같은 교육행정정보시스템 등 주요 정보 통신 기반시설 보안을 강화하고 보안 수준을 진단해 효과적인 보안 체계를 구축한다.
정보기반시설 및 전산장비 운영관리도 기록원의 주요 역할이다. 네트워크 망별 전산장비 및 정보시스템과 정보기반시설(UPS, 항온항습기, 통합관제시스템 등) 유지관리에 힘쓴다.
정보기반시설 및 전산장비를 안전하게 관리하고 장애 발생에 대비해 사전 예방조치 및 장애 발생 시 신속한 복구에 역량을 집중한다. 이밖에 네트워크 망별(사용자망, 서버망, 업무망 등) 회선을 이중화 운영하고 교육행정기관에 분산된 정보자원을 클라우드 기반의 환경으로 통합 운영한다.
기록원은 ▲교육행정정보시스템의 안정적 관리 ▲기록물의 체계적인 관리 ▲안전한 사이버 환경 조성 등을 올해 중점 과제로 설정하고 문제가 발생하지 않도록 철저하게 신경 쓰고 있다.
이미 교육 행정 전반은 온라인 시스템으로 구축돼 있기 때문에 안정적인 교육행정정보시스템 운영은 그 무엇보다 중요하다. 도의 교육 정보 관리를 총괄하는 기록원의 역할이 중요한 이유다. 기록원은 현재에 안주하지 않고 초·중학교 학적기록물 전산화 사업 등 새로운 사업을 추진하며 도의 교육 정보를 고도화하는 데 힘쓰고 있다. 향후 기록원이 어떤 사업을 통해 도 교육 정보의 안정적 관리에 힘쓸지 관심이 쏠린다.
※ 이 기사는 경기도교육청의 지원을 받아 취재했습니다.
/김형욱 기자 uk@kyeongin.com
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