[매경경영지원본부 칼럼] 최종 면담 어떻게 진행할 것인가?

최종 면담은 서로에게 불편하다.

매년 평가 결과를 받아 든 직원들의 심정은 어떨까? 대부분의 회사는 상대평가이다. 팀원들은 자신의 평가에 대한 관대화 경향이 있다. 좋은 결과를 기대했는데, 기대와 실제의 차이가 클 경우, 불만의 요인이 된다. 특히, 연초 개인 목표를 100% 이상 초과 달성했는데, 평가 등급이 기대보다 낮은 경우에 큰 실망을 한다. 인사팀의 평가 결과를 보고, 실망과 불만이 있는데 평가를 결정한 조직장이 말 한마디 없다면 어떤 기분일까?

상사의 입장도 마찬가지이다. 평가 결과를 받고 기분 좋은 조직장은 그렇게 많지 않다. 평가자이기도 하지만 피평가자이다. 몇 년 동안 2%대의 저성장으로 인하여 회사 분위기가 좋지 않다. 간신히 목표를 달성하는 수준이다. 획기적 성과가 없는 한, 대부분 평가는 보통인 B수준이다. 팀이 B등급을 받았기 때문에 어느 팀원에게 좋은 등급을 부여하면 다른 팀원에게 나쁜 등급을 부여할 수밖에 없다.

좋은 등급을 받은 팀원에게는 칭찬 한 마디와 내년도 목표인 실행과제와 결과물에 관해 좀 더 심층적 면담을 가져갈 수 있다. 하지만, 등급이 낮은 팀원의 경우, 불만 해소가 면담의 목적이 된다. 매주 또는 최소 매월 면담을 했더라면, 부담이 적겠지만, 현업을 하며 최소 매달 한번씩 면담을 하는 것은 쉽지 않다. 결국 최종 면담은 부담이다.

최종 면담에서 조직장이 듣는 말은 “감사합니다”, “올해 많이 배웠습니다” 수준의 감사와 화기애애한 분위기 속에 1년을 정리하고, 맞이하게 될 새해 목표를 정하는 시간이 되어야 한다. 하지만, 대부분 평가 결과에 대한 불만을 해소하는 시간이 된다. 심한 경우, 서로의 감정이 격해져 면담을 하지 않은 것보다 못한 결과를 초래한다.

실제 입사 5년차인 A선임은 상사가 성과와 역량이 아닌 승진자 배려와 관계 중심의 평가 결과에 불만을 갖고 조직장과 면담했으나, 인식의 차이가 더 커지고 감정 다툼이 되어 퇴직을 결정했다.

최종 면담 어떻게 이끌 것인가?

최종 면담은 인사부서에서 전 구성원에게 평가 결과를 공개하기 전후에 실시한다.

인사부서는 전 조직장에게 소속 조직원의 평가 결과를 전송한다. 구성원이 자신의 평가 결과를 보기 전 면담을 실시하면, 평가 점수와 등급에 초점이 맞추어진다. 사실 최종 면담에 평가 점수와 등급을 가지고 이야기하는 상사의 리더십은 그리 높지 않다. 최종 면담은 1년을 정리하고 다음 해를 맞이하기 위한 감사와 도전 과제 부여의 시간이 되어야 한다. 직원에게 감동을 줘야 하며 동기부여를 해야 한다.

최종 면담은 조직장이 직원에게 일정 3일 정도를 미리 주고, 일시는 직원이 정하는 것이 좋다.

팀원의 준비물은 없고, 조직장은 감동을 줄 선물, 차년도 업적과 역량의 실행과제와 결과물을 적은 용지 한 장만 준비하면 된다.

최종 면담은 가능한 연말에 실시하는 것이 좋다. 12월은 통상 평가가 마무리되지 않는다. 하지만, 평가 결과에 무관하게 12월 말에 최종 면담을 실시하는 것이 바람직하다.

최종 면담의 시간은 1:1 개별 면담으로 별도 회의실에서 진행하며, 20분 내외이고, 조직장은 평가 등급과 점수에 대한 이야기는 삼가는 것이 좋다.

최종 면담 시, 조직장이 직원에게 질문하는 내용을 살펴보았다.

▷ 1년간 일하면서 가장 보람 있었던 순간은 무엇인가?

▷ 나의 성과 3가지는 무엇이며, 이 성과가 조직에 어떤 기여를 했는가?

▷ 성과를 낼 수 있었던 자신의 강점은 무엇이며, 어떤 노력을 했는가?

▷ 목표 대비 기대에 미치지 못한 것은 무엇이며, 원인은 무엇인가?

▷ 1년간 역량 향상의 결과는 무엇인가?

▷ 내년 하고 싶은 과업은 무엇이며, 어떤 지원을 원하는가?

▷ 내년 경력개발 또는 역량 향상 목표는 무엇이며, 지원 사항이 있다면?

▷ 회사 생활에서 애로사항이 있다면 무엇인가?

▷ 더 나은 성과와 성장을 위해 회사에서의 꿈과 중기 목표는 무엇인가?

조직장이라면 매월 피평가자 전원 발표를 실시하고 개별 면담을 해줘야 한다. 이때, 목표 대비 업적과 역량에 대해 피드백 한다. 최종 면담은 1년을 정리하고, 종합 평가를 하는 시간이기 보다는 감사와 동기부여하는 시간으로 가져가는 것이 바람직하다.

[홍석환 매경경영지원본부 칼럼니스트/ 현) 홍석환의 HR 전략 컨설팅 대표/전) 인사혁신처 자문위원]