인사담당자의 가장 중요한 업무를 꼽으라면 두 말할 것도 없이 ‘징계 업무’일 것이다. 특히 종업원 수가 많은 기업일수록 다양한 직장질서 위반 사례가 발생할 수 있어 징계 업무의 빈도와 중요성은 더욱 더 크다. 그렇다고 종업원수가 작은 기업이라 하여 징계업무가 중요하지 않은 것은 결코 아니다. 오히려 법적 이해가 충분하지 않은 상태에서 이루어진 징계조치로 노동위원회, 법원 등에서 안타까운 결과를 받아들여야 할 때가 많다.
이처럼 징계업무는 규모가 크면 큰대로, 작으면 작은대로 기업에서는 매우 중요한 업무를 차지한다. 징계 업무는 통상 징계사유에 관한 조사와 객관적 증거의 확인, 확보하는 업무와 징계처분까지의 과정에 관한 당사자에 대한 통지, 징계위원회 구성 등의 징계절차 업무로 대별해 볼 수 있다. 그런데 징계 절차적 부분에 있어 정확히 모르면 징계사유와 양정이 적정한지를 따져보지도 못한 채 징계조치 자체가 전체적으로 무효가 될 수 있는 지뢰밭(?) 같은 징계절차의 법해석이 상당수 존재한다.
징계업무를 담당하는 인사담당자들에게는 징계절차에서 반드시 체크해야 하는 법해석들을 유념해야 한다. 그 시작에 있어서는 해고 등의 징계처분은 통상 문서로 작성해 징계대상자에게 교부해야 한다는 점이다. 근로기준법은 해고의 서면통지 의무를 사용자에게 부과하고 있는데, 이에 착안해 거의 대부분 모든 기업들은 징계 전반에 있어 서면통지 기준을 정하여 운영하고 있는 만큼 징계조치의 결과를 서면으로 교부한다는 점을 가장 기본으로 삼아야 한다. 물론, 가벼운 경징계로 분류되는 조치에 대해서는 서면의 통지를 생략할 수 있으나, 이 경우에는 반드시 사내규정에 그 예외를 명시해 두어야 한다.
주의할 점은 문서로 통지한다는 것만으로 끝나지 않는다. 특히 해고와 관련하여 사용자의 서면통지 의무는 해고 당한 근로자가 어떤 사유로 해고되었는지 등의 방어권을 보장한다는 취지가 있는 것이므로, 해고통지서에 단순한 규정의 나열만으로는 서면통지 의무가 충족되었다고 보지 않는 판례와 노동위원회 결정이 다수 존재한다. 적어도 징계사유를 사실관계 중심에서 적시해 서면 교부하는 것을 회사 내부의 징계기준으로 삼는 것이 필요할 것이다.
다음으로 주의해야 할 사항으로는 징계를 결정할지, 결정한다면 그 수위는 어떻게 할지를 정하는 징계위원회를 구성할 때다. 실무상 의외로 자주 발생하는 문제가 징계대상자의 징계사유와 관련된 상사 등이 징계위원회의 위원으로 참석하는 경우다. 법원은 징계위원회 구성의 기준(제척, 회피 등)을 두고 있는 상태에서 징계사유와 관련된 자가 징계위원회의 위원으로 참여해 징계처분을 결정한 경우 중대한 절차적 하자로 보아 이를 무효로 보고 있다. 주로 업무적 내용의 이해가 높다보니 참여하는 경우가 있는 듯 한데, 이는 법을 떠나 근로자의 수용적 관점에서 결코 바람직하지 않으므로 회사 정책적으로도 재고할 필요가 있다.
또 의외로 자주 발견되는 안타까운 사례는 통상해고 사유와 징계사유가 동일하게 규정된 경우로써 회사가 통상해고 규정을 적용한다는 이유로 이는 징계가 아니니 인사위원회 절차를 생략할 수 있다고 생각해 실제 절차를 생략하는 경우다. 이 경우에도 대법원은 징계위원회 절차를 반드시 거쳐야 한다고 판시하고 있어 이를 정확히 인식하지 못하면 그 어떠한 중차대한 비위행위라도 한번에 단죄할 수 없게 됨을 유의해야 한다.
그 밖에도 징계절차 관련 규정에서 정하고 있는 일자 등은 가급적 넉넉히 준수할 수 있는 형태로 징계 프로세스를 수립해 기준을 충족토록 하는 것이 중요하다. 사례적으로 규정에 맞지않는 촉박한 일정 통보로 비위행위 대상자가 징계위원회 출석하지 않아, 당사자 참석 없이 진행, 결정된 징계 결정에 대해서도 무효로 보는 예가 있기 때문이다.
여러 건의 징계절차 이슈가 포함된 사건의 실무 담당자로 노동위원회에 참석한 어느 한 인사담당자가 "정당한 징계처분으로 은 큰 미로 같다"며 "노동위원회에는 그 표지판은 없는 건가요"라고 물어 공익위원을 잠시나마 웃게 했던 에피소드는, 징계절차 업무가 갖는 어려움을 잘 보여주는 예라 생각한다.
징계절차의 철저한 준수는 징계대상자의 수용성을 높여갈 수 있다는 점에서 직장질서 확립과 인사권의 올바른 적용을 위한 절차준수 표지판을 마련해 보면 어떨까 한다.
