[HBR 인사이트]“원격근무 신입직원, 한 달에 하루는 대면근무시켜라”

팬데믹 이후 많은 회사에서 직원들에게 하이브리드 환경에서 계속 일할 수 있는 기회를 제공해 왔다. 이런 원격 시대에 조직 내에서 가장 많이 변한 일 중 하나가 바로 ‘온보딩(onboarding)’이다. 온보딩이란 신입 직원이 관리자 및 팀과 관계를 맺는 과정을 가리킨다. 다시 대면 프로그램으로 복귀한 회사들도 많지만 여전히 온라인에서 신입 직원을 맞이하는 회사도 많다.

대면 온보딩에는 분명한 이점이 있다. 하지만 상시 출근이 신입 직원의 성공을 보장하지는 않는다는 점에서 가장 이상적인 신입 직원 온보딩 방법은 무엇이며 어떻게 하면 신입에게 의미 있는 업무를 수행하게 할 수 있을지 고민해 볼 필요가 있다.

온보딩 과정을 관할하는 마이크로소프트의 연구팀은 긍정적인 직원 경험을 조성하고 학습을 촉진하는 요소에 대한 연구를 진행한 결과 세 가지 중요한 통찰을 얻었다.

첫째, 직원들은 짧은 대면 온보딩만으로도 그 이점을 누릴 수 있다. 데이터에 따르면 관리자나 팀을 직접 본 적이 없는 신입 직원에 비해 첫 90일 이내에 관리자 및 팀과 한 달에 하루나 이틀을 함께 보낸 신입 직원의 만족도가 더 높았다. 하루나 이틀 정도의 시간을 보낸 것만으로도 직원들은 관리자가 더 적극적인 역할을 한다고 여겼으며 본인이 더 의미 있는 일을 한다고 느꼈다. 또한 첫 출근 90일 후 온보딩에 만족한 신입 직원이 1.5년 후에도 회사에 남을 가능성이 2배 높았다.

그러나 대부분의 시간을 사무실에서 근무한다고 해서 단기적으로나 장기적으로 온보딩 성과가 더 커지지는 않았다. 오히려 입사 첫해 근무일 수의 60% 이상을 사무실에서 보낸 신입 직원은 학습 기회와 스스로 보고한 생산성 모두 더 낮았다. 대부분의 시간을 현장에서 보내는 것은 자칫 학습과 지식 습득에 집중할 시간을 빼앗을 수 있다는 것을 의미한다.

둘째, 일부 그룹은 더 많은 대면 시간을 필요로 한다. 조사에 따르면 현장 온보딩의 이점은 신입 직원의 경력 수준에 따라 다르게 나타났다. 경력 초년생의 경우 온라인보다는 사무실에서 온보딩하는 신입 직원이 온보딩의 이점을 더 크게 느꼈다. 사무실에서 온보딩 할 때 업무에서 더 많은 에너지를 얻고 의미 있는 일을 찾을 수 있으며 팀에 더 소속감을 가진다고 답했다.

이런 결과는 경력 초기의 신입 직원일수록 직장에서 기대되는 사항을 배우고 문화를 경험하며 새로운 환경에서 성공하는 법을 이해하기 위해 더 많은 대면 교류를 필요로 한다는 것을 보여준다. 반면 업계 경험이 많은 경력직 신입은 사무실에 자주 출근해도 동일한 이점을 얻지 못했다. 이 연구를 토대로 마이크로소프트는 입사 초기 신입 직원의 성공을 돕기 위해 2년간의 학습 개발 과정으로 구성된 ‘아스파이어 익스피리언스(aspire experience)’ 프로그램을 설계했다. 이 프로그램은 경력 초기 신입 직원의 성장, 네트워크 구축, 사내 경력 기회 발견에 초점을 두고 현장 근무 기회를 제공하면서 업무와 팀에 대한 의미와 유대감을 형성할 수 있도록 도왔다.

셋째, 관리자가 의도적으로 접근할 때 온보딩의 가치가 극대화된다. 온보딩 프로그램에 투자한 성과를 극대화하려면 모든 신입 직원이 보편적으로 활용할 수 있는 몇 가지 자원을 제공하는 것이 중요했다. 가장 큰 차이를 만드는 주요 요소는 역할 및 책임의 명확성, 업무 수행 방식에 대한 피드백, 직장 내 의문 해결에 도움이 되는 자원이었다. 이런 주요 요소를 제공받은 신입 직원일수록 첫 90일 동안 팀의 성공에 기여할 가능성이 3∼4배 더 높았으며 온보딩 경험에 만족할 확률도 5∼7배 더 높았다.

이를 위해서는 관리자가 나서서 조직 구조를 이해시키고 직무 기대치를 조율해야 한다. 신입 직원이 이정표를 설정하도록 돕고 실행 가능한 피드백을 자주 주며 이용할 수 있는 자원의 목록을 제공해야 한다. 실제로 관리자가 적극적일 때 신입 직원이 온보딩 경험에 만족할 가능성이 3.5배 높았고 본인이 팀의 성공에 기여하고 있다고 느낄 가능성도 1.5배 높았다. 이 연구를 참고해 마이크로소프트는 관리자가 직원 개개인의 업무 스타일에 대한 요구를 충족하면서 유연성을 최대한으로 제공하도록 가이드라인을 마련했다.

결론적으로 직원들은 유연 근무와 대면 연결이라는 두 가지 장점을 모두 누릴 수 있다. 이를 위해서는 긴 시간을 사무실에서 보낼 필요는 없지만 온보딩 과정에서 최소한의 대면 시간을 확보해야 하며 관리자가 온보딩 가치를 극대화할 수 있는 구조를 의도적으로 만들어야 한다. 무엇보다 신입 직원이 가장 적합한 방식을 선택할 수 있도록 유연성을 보장할 필요가 있다.

※ 이 글은 HBR(하버드비즈니스리뷰) 한국어판 디지털 아티클 ‘하이브리드 온보딩에 성공하려면’을 요약한 것입니다.

돈 클링호퍼 마이크로소프트 피플 애널리스틱스
정리=김윤진 기자 truth311@donga.com