[디지털문서 인사이트] 전자화문서, 디지털업무 전환의 선결조건

김양원 엘파도 대표

정부는 전자문서 및 전자거래기본법에 근거해 종이문서를 신뢰성 있게 전자화하는 '전자화작업장'이라는 인증제도를 운영하고 있다. 종이문서를 전자화하고 이를 원본으로 인정받으려면 전자화작업장에서 신뢰스캔을 거쳐 공인전자문서센터(이하 센터)에 전송 및 보관해야 한다. 우리 회사 역시 전자화작업장 인증을 받았고 주로 대량의 문서를 보관 중인 기관을 대상으로 집중형 전자화 작업 서비스를 제공하고 있다.

2020년 전자문서기본법 개정으로 전자문서의 신뢰성이 향상되고 '센터'에 보관 후 원본문서 폐기 요건이 명확해지면서 전자화에 대한 수요도 증가하고 있다. 그러나 고객을 상담해 보면 몇 가지 애로사항을 접하게 된다.

첫 번째는 종이문서의 반출 문제다. 보관 중인 문서가 고객 정보를 포함하고 있어 전자화작업을 위한 외부 반출이 제한적인 것이다. 이러다 보니 전자화작업의 시급함이 있음에도 사업으로 이어지지 못하는 경우를 종종 접하게 된다.

두 번째는 반출하지 않고 현장에서 작업하는 경우의 장소 문제다. 주로 고객의 문서고에서 작업하게 되는데 공간 확보가 어렵고 원래 사무공간이 아닌 곳이다 보니 제대로 된 전자화 작업환경을 구축하기가 어려워 사업 기간과 품질에 영향을 주고 있다.

세 번째는 비용 문제다. 앞서 설명한 대로 고객은 전자화 이후 '센터'에 보관하고 원본 종이문서를 폐기하고자 하는데 대상 문서의 양이 많다 보니 전자화 비용과 보관비용이 꽤 높아 쉽게 결정을 못 내리는 경우가 많다.

최근 정부든 민간이든 디지털업무 전환에 대한 관심이 뜨거운 것으로 알고 있다. 디지털업무 전환은 모든 업무가 디지털로 바뀌는 것인데 그러려면 기존에 보관 중인 종이문서는 반드시 전자화문서로 전환해야 할 것이다. 이에 필자는 전자화 문서가 디지털업무 전환의 선결조건이라고 생각하며 이를 활성화하기 위한 몇 가지 제언을 하고자 한다.

우선 정부영역에서의 정책적인 지원이다. 이미 전자화작업장 제도가 있음에도 고객 인지도는 낮은 편이다. 일례로 현재 공공에서 발주하는 전자화관련 사업 공고를 보면, GS나 SP인증은 필수자격으로 요구하고 있으나 유감스럽게도 정부에서 인증한 전자화작업장은 자격요구사항이나 가점도 없는 상태다. 전자화작업장은 전자화에 최적화된 솔루션, 보안, 설비, 운영관리규정 등 까다로운 인증절차를 거치고 있는데 이에 대한 사업 참여 우대사항이 전무한 실정이다. 향후에는 공공에서 발주하는 사업 중 전자화작업이 요구되는 경우 전자화작업장 역시 입찰 참여 요건에 포함함으로써 전자화작업장의 대외 공신력 향상 및 사업 활성화의 기반을 조성할 수 있을 것으로 판단된다. 사업 발주자의 입장에서는 정부에서 인증한 전문업체에게 업무를 위탁함으로서 전자화 관련 시스템, 보안, 설비 등에 대해 기본적인 신뢰를 확보할 수 있어 전자화문서의 품질 및 사업관리의 효율성을 확보할 수 있기 때문이다.

또 하나는 기업의 의사결정권자의 적극적인 참여 의지와 인식 전환이다. 최고 경영자가 전자화 작업의 중요성 및 시급성을 인지하고 있더라도 시스템 개선을 위한 투자에 대한 확신이 없다면 구현하고자 하는 디지털 플랫폼 정부 실현은 공염불에 그치지 않을까 생각된다.

김양원 엘파도 대표 ywon@elpado.com