'1% 일잘러의 비밀 노트'…'만점 보고서' 위한 3가지 비결은?

1% 일잘러의 글쓰기 비밀 노트. / 사진=세이코리아

"이걸 보고서라고 썼어? 당장 다시 써 와!"

직장 생활을 다룬 드라마를 보면 상사가 부하에게 종이 뭉치를 던지며 호통치는 장면이 자주 나온다. 문서로 시작해 문서로 끝나는 직장생활, 글쓰기 실력은 곧 그 사람의 능력이라는 말이 있다.

신간 '1% 일잘러의 글쓰기 비밀 노트'(세이코리아)는 비즈니스 글쓰기에 대한 명쾌한 답변을 제공하는 책이다. 글쓰기 강사 겸 번역가 백우진 저자는 비즈니스 글쓰기 비결을 '역지사지'로 요약한다. 비즈니스 보고서의 독자는 상사나 경영진이고, 그들이 내용을 잘 이해하고 최적의 의사결정을 내릴 수 있게 하는 것이 비즈니스 글쓰기의 목표라는 것이다.

책은 비즈니스 글쓰기의 목표를 달성하는 비결로 세 가지 원칙을 제시한다. △두괄식 △가지런하고 짜임새 있게 구조화하기 △겹치지 않게 빠짐없이 쓰기다.

두괄식으로 써야 의사결정자가 핵심을 먼저 파악해 간단한 논의를 거쳐 결론을 이끌어 낼 수 있다. 여러 문단을 쓸 때도 첫 문단에서 핵심을 짚어주고 요약하면 상사와 경영진은 헤매지 않는다.

'가지런하고 짜임새 있게 구조화하기'는 문단 단위로 글을 쓰는 것이다. 문단 단위로 글을 써야 글이 간결해진다. 목차를 나누고 목차 속에서 문단을 나눈다. 문단에 정보를 적절히 배치하면 보고서를 짜임새 있게 완성할 수 있다.

'겹치지 않게 빠짐없이 쓰기는 한 문장에 불필요한 부분이 한 글자라도 있어선 안 된다는 의미다. 한 단락에도 필요 없는 문장이 하나라도 있으면 안 된다고 강조한다. 글로벌컨설팅그룹 맥킨지&컴퍼니가 제시한 논리적 사고 기법인 '상호 배제와 전체 포괄'(MECE)을 보고서 작성에 적용하라고 조언한다. 예를 들면 '약 50만원 정도'라는 문구에서 '약'과 '정도'는 의미가 중복된다.

마지막 원칙은 '누락 없이' 쓰기다. 핵심 정보를 빠뜨리면 업무 차질로 이어진다. 저자는 점검을 위해 △'육하원칙'처럼 정보의 세부적인 요소를 세트로 묶어 항목별로 점검하는 방식 △ 체크리스트를 활용해 빠진 부분을 확인하는 방식 △독자의 예상 질문을 정리해 보는 방식이 누락 없이 쓰는 방식 등을 활용한 것을 조언한다.

저자는 여기에 더해 경영진에게까지 올라가는 보고서에는 핵심요약문을 마련할 것을 주문한다. 핵심요약문은 경영진의 빠른 의사결정을 돕기 위한 도구다. 두괄식으로 작성해야 하고 일반적으로 보고서 전체 내용을 1쪽 분량으로 요약하고 전략과 요점 등 주요 포인트를 정리하여 제시한다.

이 책에는 공공기관과 기업에서 실제로 사용한 업무용 글쓰기 예문 113개가 실려있다. 각 예문에는 첨삭과 함께 해설을 달았다. 원문과 대안을 나누어 '오답노트' 방식으로 보여준다.

저자는 "업무용 글의 대표적 사례인 보고서는 누구나 익히면 상급 수준으로 작성할 수 있다"며 "다만 이러한 기술도 적절한 지침과 손에 잡히는 예시를 통해서 학습해야만 시행착오를 거치지 않고 역량을 축적해 갈 수 있다"고 했다.

정세진 기자 sejin@mt.co.kr