[디지털문서 인사이트]종이문서 전자화 활성화 공공·민간 협업 필요

전상범 대한기록정보경영포럼 이사

디지털플랫폼정부위원회는 4월 디지털 전환 촉진 정책 일환으로 분야별 공공부문 종이 사용량을 50% 감축 계획을 발표했다. 여전히 업무에서 종이문서가 발생되고 있음을 방증하는 정책이라고 할 수 있다.

이처럼 종이문서가 발생함에도 불구하고 공공과 민간부문의 전자문서 활용률은 매년 증가하는 추세라고 한다. 이는 디지털전환 트렌드 및 환경·사회·투명(ESG)경영체제 도입 등의 영향이 큰 것으로 파악된다.

즉, 정리를 하면 업무를 위해 전자문서를 활용하는 것은 공공과 민간의 공통된 트렌드라고 할 수 있고 그럼에도 불구하고 업무상 일부분은 여전히 종이문서가 발생하고 있다는 점이다.

대표적인 종이문서의 유형으로는 과거의 중요기록물이라고 할 수 있는 데 공공부문에서는 이미 오래된 중요기록물의 70% 이상이 전자화가 완료된 단계이고 이를 잘 활용하기 위한 고도화 사업들이 후속으로 진행되고 있는 상황이다.

그러나 민간부분, 특히 의료, 법무, 세무, 금융 등 문서가 많이 발생하는 영역에서는 자주 사용하는 종이문서의 전자화 수요가 있긴 하나 소요예산, 장소, 업종별 표준화된 전자화 프로세스 미비, 공인전자문서센터 이관 등의 현실적인 문제로 진행이 더딘 것이 사실이다.

공공부문과는 달리 민간에서는 전자화문서를 외부에 보관하려면 공인전자문서센터를 이용할 수 있는데, 이를 위한 전자화절차를 신뢰스캔으로 지칭하고 있다. 그동안은 센터에서 직접 전자화를 하는 중앙 집중형 방식이 주를 이루었는 데, 최근에는 고객이 직접 현장에서 전자화해 센터로 이관하는 방식으로 확대되고 있다.

특히 문서를 외부 장소로 옮길 필요없이 직원들이 직접 전자화를 하기에 보안적인 측면과 비용적인 측면에서 유리한 부분이 있다. 또한 인공지능 광학문자인식(AI-OCR), RPA(Robotic Process Automation) 등의 신기술의 적용이 가능하여 기존 방식보다 손쉽게 신뢰스캔이 가능하고 열람의 편의성도 제공하고 있다.

특히 AI-OCR은 최근 기술이 급속도로 발전하고 있는 분야로 NIA의 AI학습데이터 구축 사업을 통해 공공 기록물, 필기체, Chat to TEXT 등 다양한 문서 유형에 따른 AI학습데이터가 만들어졌고 이를 토대로 OCR엔진의 성능향상을 도모하고 있다.

또한, RPA기술은 전자화 과정의 유형별 분류, 메타데이터 입력 등을 위한 기반 기술로써 사용되어 발전되고 있는 상황이라고 할 수 있다.

이러한 민간의 전자화 관련 최신 기술과 공인전자문서센터 제도가 더욱 발전하려면 공공부문과의 협업이 필수적이다.

공공부문은 이미 20여년 이상 종이문서의 전자화를 진행해 왔고 이 과정에서 전자화 프로세스의 표준화, 보존절차 등에 대한 절차 및 기술 노하우 등을 보유하고 있는 상황이다. 공공에서 보유한 전자화에 대한 노하우와 민간의 정보통신기술(ICT)과 산업 역량을 적극적으로 활용할 수 있도록 기반 조성이 필요하며 이를 통해 공공과 민간의 불균형을 해소하면서 신속히 디지털 사회로 진입할 수 있을 것이다.

전상범 대한기록정보경영포럼 이사 twinxx2@gmail.com