한국에너지공단의 업무 효율 증진, NHN의 협업 툴 '두레이'가 배경

최근 가속하고 있는 기후 변화와 에너지 위기에 더욱 바빠지고 있는 기관이 있다. 산업
통상자원부 산하 기관인 한국에너지공단이다. 한국에너지공단은 우리 국민이 에너지를 합리적·효율적으로 이용하고, 신재생에너지를 촉진 및 산업의 활성화를 통해 온실가스 저감을 유도하고 국민 삶의 질을 끌어올리는 게 목적인 기관이다.

한국에너지공단 통계분석실 서승원 차장 / 출처=IT동아

최근 연이은 에너지 문제로 인해 한국에너지공단의 역할은 더욱 중요해지고 있으며, 지난 21년 9월부터는 늘어나는 업무를 효율적으로 처리하기 위해 외부망에 NHN두레이의 협업툴 ‘두레이(Dooray!)’를 도입했다. 그리고 올해 5월부터는 기존 외부망에 이어 소위
‘내부망’으로 일컫는 업무망까지 두레이를 도입해 높은 활용도와 범용성은 물론 정부의 보안 기준까지 모두 대응하고 있다. 한국에너지공단 통계분석실 정보화팀 서승원 차장을 만나 기관에서의 협업 툴 두레이의 구축 방안과 도입 사례를 들어보았다.

코로나 19로 시작된 협업 툴 도입, 업무 문화도 변화 中

한국에너지공단 통계분석실은 국가 에너지 및 온실가스 통계 조사·분석, 신재생에너지 통계 조사 등의 통계 업무는 물론 정보화 시스템 구축 및 운영, 정보 공개, 공공 데이터, 정보보안 관리 등 복합적인 업무를 수행하는 조직이다. 서승원 차장은 정보화팀 소속으로 현재 정보화시스템 구축은 물론 한국에너지공단 내 협업 툴 두레이를 도입하고 전파하는 일도 병행하고 있다. 서승원 차장에게 먼저 두레이를 도입한 계기, 그리고 도입 방안을 먼저 물었다.

서 차장은 “대다수 기관이 그렇듯 한국에너지공단도 인터넷에 연결된 외부망과 내부에서만 쓰는 업무망을 각각 갖추고 있다. 처음 도입하게 된 계기는 코로나 19로 재택근무를 하면서, 업무 효율과 소통의 효율화를 이루자는 목소리가 나와 협업 툴을 고려하게 됐다”라며 설명을 시작했다.

서승원 차장에게서 두레이의 도입 과정부터 적용 사례를 들어보았다 / 출처=IT동아

그는 "처음에는 협업도구 목록을 만들고 어떤 기업에서 어떻게, 왜 쓰는지에 대한 사례를 분석했고, NIA(한국지능정보사회진흥원) 등 여러 기관을 찾아가 조언도 구했다. 이때 공공 클라우드 부문에서 구축형 솔루션인 Ni클라우드와 서비스형 소프트웨어(SaaS)인 두레이를 사용하기로 하였다. 그 외 잔디, 슬랙, 팀즈, 플로우 등의 다양한 협업도구를 모두 검토하면서 두레이 서비스의 강점을 더욱 파악할 수 있었다”라면서, “결론적으로 처음에는 업무망에 Ni클라우드를 구축하고 외부망에 두레이를 도입했으나 이후 외부망에서 활용한 두레이의 효율성과 성능을 확인해 국정원 보안성 검토를 진행한 이후 업무망에서도 두레이를 사용하기로 결정했다"고 말했다.

그렇다면 두레이 도입 이전에는 어떻게 일했고, 또 어떻게 바뀌었을까? 서 차장은 “외부 기관 및 기업과 협업하고, 검색 기능 등을 작업에 활용하는 경우에 외부망을 사용했고, 내부 소통 및 보안 작업은 업무망을 사용했다. 방법은 메일, 사내 메신저, 전화, 대면으로 진행하는 게 기본이었다”라면서, “이전의 의사소통 방식은 자료 교환이나 메시지 전달 수준이었으나, 두레이를 도입하면서 의견, 자료 공유를 토대로 작업 내역을 파악하고 업무 흐름을 서로에게 맞춰나가는 수준으로 진화했다”라고 말한다.

외부망 먼저 쓰고 업무망에도 도입, 구축 절차도 간편해

한국에너지공단은 외부망과 업무망에 각각 두레이를 도입해서 사용하고 있다 / 출처=IT동아

2년 정도 외부망에서 두레이를 활용했다가 23년 5월부터 업무망에도 두레이를 전격 도입한 것인데, 도입 과정에 어려움은 없었을까? 서 차장은 “예상보다 도입 과정은 간단했다. 도입 의사를 타진한 지 이틀만에 네트워크 구축까지 이뤄졌고, 국정원 보안성 검토를 받고 도입이 완료됐다. 중계 서버를 갖추고 설정을 잡아주는 것 외에 별 다른 절차는 없었다”라고 말했다. 이때부터 본격적으로 한국에너지공단이 전사적으로 두레이를 활용하기 시작한다.

때마침 행정안전부에서 2023년 정부혁신 종합 계획의 후속으로 ‘공공부문의 일하는 방식 개선 종합계획’을 발표하면서 서 차장의 두레이 확산 계획도 탄력을 받았다. 서 차장은 “기관 재직자들 역시 업무 효율 개선에 관심이 많다. 관심이 많은 임직원들이 빠르게 적응하며, 특히 관리자가 두레이를 적극 활용하는 부서일수록 확산이 빠르다”라고 말했다. 또한 “임직원들 개인끼리 활용 방안을 공유하고, 팀 별로 새 기능을 서로 제안하는 방식이 쌓이면서 1년 만에 빠르게 정착하는 분위기다”라고도 덧붙였다.

문서 공유, 화상 회의 등 기본적으로 쓸 서비스 많아

외부망으로 소통하고 있는 서승원 차장 / 출처=IT동아

임직원들이 두레이의 어떤 기능들을 중점적으로 활용하고 있는지 물었다. 서 차장이 가장 으뜸으로 꼽은 기능은 문서 공유 기능이다. 그는 “업무 특성상 실이나 팀, 그리고 TF 단위로 여러 문서를 산발적으로 작성하는데, 과거에는 각각 문서를 만든 뒤 한 명이 문서를 취합해서 작성해야 했다. 하지만 지금은 두레이로 문서를 공유하고, 각각 필요한 부분을 작성해 문서를 완성한다. 방금 전까지도 이 기능으로 매주 작성하는 주간사업보고를 쓰고 왔을 정도로 사용 빈도가 높다”고 말했다.

또한 화면 공유와 화상회의, 온라인 워크스페이스 등 협업 툴 자체의 기본 기능이 잘 정착했다고 말했다. 서 차장은 “화면 공유와 화상회의 기능 덕분에 업무 간 소통도 효율화됐다. 이전에는 팀 단위로 화면을 공유할 수가 없어 회의를 잡아야 했는데, 지금은 화상회의를 진행하며 서로 화면과 자료를 공유하고, 검토 의견을 내는 등으로 업무를 진행한다. 메일 역시 담당자를 지정하고, 참조 의견 등을 달아서 전달할 수 있어서 전달력이 높아졌다”라고 말했다.

한국에너지공단은 두레이 기반의 화상회의 활성화를 위해 1~2인 부스, 3~4인 화상회의 부스를 별도로 마련했다 / 출처=IT동아

이어서 “화상 회의 역시 하루에 최소 1~2회씩 활용하고 있으며, 너무 잘 쓰고 있어서 로비에 1인용, 3~4인용 화상회의 부스를 따로 설치했다. 기관 특성상 외부 기관과의 작업이 많아서 출장이 잦았는데, 외부망에 연결된 두레이로 화상회의를 해 출장이 크게 줄었다. 얼마 전에 화상회의 부스 투자대비 효과를 검토해 보니 이미 출장비 절감 비용으로 투자 비용을 회수했다”고 말했다

대리급 이하 직원들이 주축이 되어 회사 내 의견, 아이디어를 공유하는 모임인 ‘주니어 보드’가 제대로 된 형태를 갖출 수 있게 된 점도 두레이 덕분이라고 말한다. 서 차장은 “주니어 보드가 의사 결정 조직이지만, 회사 정식 조직은 아니어서 그룹웨어도 지원되지 않고 직원 내 집결도 제대로 이뤄지지 않았다. 하지만 두레이를 도입하면서 조직 간 구조를 넘어 주니어 보드만의 프로젝트가 형성됐고, 이를 바탕으로 하는 워크스페이스가 만들어졌다. 덕분에 조직 간 협업 절차가 유연해지는 건 물론, 비정규 조직이 사내 문화로 정착할 수 있는 전기가 마련됐다”고 설명했다.

조직에 서비스를 맞추기보단, 서비스에 조직 맞춰야

한국에너지공단의 두레이 도입 경험은 업무 효율화 방안 측면에서 눈여겨볼 사례다. 그렇다면 다른 기관이나 조직이 두레이를 도입한다고 했을 때 어떤 점을 고려해야 할까? 서 차장은 “일하는 방식을 바꾸기 위해 협업 툴을 도입하는 만큼, 협업 툴이 우리에게 맞출 것을 요구하는 게 아니라 우리가 협업 툴에 적응하려고 노력해야 한다. 많은 조직이 협업 툴을 도입할 때 맞춤화(커스터마이제이션)를 많이 요구한다. 하지만 협업 툴 나름대로 최적의 방안을 만들어놓은 만큼, 여기에 기업의 문화를 맞춰야 조직이 변한다”라고 말했다.

서승원 차장은 보다 유연하고 효율적인 업무 문화를 만들겠다고 말했다 / 출처=IT동아

또한 협업 툴 기업과의 협력 관계도 중요하다고 강조했다. 서 차장은 “업무망이 사흘 만에 구축된 것과 다르게, 2년전 요청한 SSO(Single Sign-On) 기능의 경우 구축까지 한 달이 걸렸다. 이들 역시 SSO 구축 요청을 처음 받았던 것 같은데, 필요한 기능이나 서비스가 있다면 함께 협력해서 구축하려는 노력도 필요하다”고 말했다.

이어 “그 외 다양한 방면에서 두레이에 개선요청을 전달했는데 한국에너지공단 뿐 아니라 타 고객사에도 도움이 될 수 있다고 판단하는 부분들을 잘 반영해주었다. 몇 가지 사례를 들자면 메일 목록에서 국가, IP 등을 미리 볼 수 있는 기능, 시스템에서 구성원 전체를 선택할 수 있는 기능 등이 반영되었다. SaaS 상품이지만 고객사의 목소리에 귀기울이는 모습을 보니, 유연하고 좋은 서비스라는 인상을 받았다”라고 말했다.

마지막으로 서 차장에게 도입 1년 차의 결과, 그리고 앞으로의 목표에 대해 물었다. 서승원 차장은 “처음 인터넷 망에 도입했을 때에는 초기 교육부터 확산까지 많은 시간이 걸렸다. 하지만 전사 도입한 지금은 서로가 사례를 공유하며 업무 효율에 정진하고 있다. 덕분에 부서 간 업무 결속력이 높아졌고, TF나 주니어 보드 같은 임시 조직도 지원할 수 있게 됐다. 이제야 전반적으로 사용할 수 있는 분위기가 마련된 만큼, 다음 1년은 한국에너지공단 전 임직원이 두레이로 소통할 수 있는 환경을 만들기 위해 힘쓰겠다”라고 말했다.

동아닷컴 IT전문 남시현 기자 (sh@itdonga.com)