[디지털문서 인사이트]중소·중견기업의 문서혁신 현황 및 시사점

명유진 제니스에스티 대표

전자문서 분야에 종사하다 보니 최근에는 단순 전자문서관리시스템 도입이 아닌 중소·중견기업의 문서관리 개선 컨설팅 문의가 늘고 있는 상황이다. 이미 대기업군에서는 10~20년 전부터 프로세스 혁신 등으로 각종 정보시스템 도입과 업무 개선 컨설팅을 병행하여 왔는데 최근 중소·중견기업에서도 문서관리 컨설팅에 관심이 늘고 있다는 점은 디지털전환 차원에서 긍정적인 조짐으로 보인다.

업종과 기업 규모를 불문하고 업무에 정보시스템을 활용하는 것은 이미 정착된 상태라고 할 수 있다. 산업군별 차이는 있을 수 있지만 업무 대부분은 정보시스템 없이 수행이 불가능하다. 대기업 규모가 되면 정보시스템뿐만 아니라 조직 구성에서 개인 업무 단위까지 자사 업무에 최적화하는 업무 혁신 프로젝트를 진행했다고 보면 된다. 그러나 현재까지 중소·중견기업은 그 단계까진 이르지 못한 것으로 보인다. 특히 문서 처리 프로세스와 관리 영역은 아직도 아날로그적 환경에서 업무를 처리하고 있다.

그런데 최근 디지털전환 및 환경·사회·지배구조(ESG) 경영이 화두가 되면서 업무를 근본적으로 개선하기 위한 고민이 시작되었으며, 이를 위해서는 기업의 거버넌스 체계가 근본적으로 달라져야 됨을 인지한 것으로 이해된다. 이미 대기업은 몇 번의 업무 혁신 과정을 거치면서 업무방식을 개선하였지만 중소 및 중견기업은 이제 그 단계에 도달한 것이다. 이는 늦은 게 아니라 적절한 시기라고 판단되며, 디지털전환을 위해 필연적으로 거쳐야 하는 과정이라고 생각한다.

앞으로 우리나라 각 산업계의 경쟁력이 더욱 향상되기를 바라는 마음에서 성공적인 디지털전환을 위한 핵심 과제의 하나인 문서 혁신을 위해 최고경영자(CEO)가 체크해야 할 몇 가지 요소를 제안해 본다.

첫 번째 문서 혁신에 대한 관점 변화다. 문서 혁신은 단순 정보시스템 도입과는 달리 철저한 업무 분석, 조직 구성, 개인 업무 단위 등 근본적인 변화를 요구하는 것임을 이해하는 것이다.

두 번째 CEO의 강력한 의지다. 문서혁신에서 중요한 것은 기존의 관행을 과감히 철폐하는 것이다. 보통의 조직 및 개인은 기존 방식을 고수하려는 의지가 강한 편이다. 이를 CEO가 앞장서서 강력한 의지로 혁신을 주도해야만 성공할 수 있을 것이다.

마지막은 컨설팅 가치 산정이다. 컨설팅 관련 상담을 하다 보면 중소·중견기업은 대부분 정보시스템을 사면 무료로 해 주는 서비스 정도로 인식하는 경향이 강하다. 업계의 관행도 문제였고, 공짜로 해 주다 보니 제대로 된 컨설팅이 이루어지기 어려웠다. 오랜 시간 축적한 지식과 노하우를 적용한 혁신 방안을 제공하는 컨설팅을 통해 회사가 얻는 유·무형의 이익에 대한 대가라는 인식 전환이 필요하다.

앞으로 산업 및 국가 경쟁력을 높이기 위해서는 전체 기업의 99.9%를 차지하는 중소·중견기업의 경쟁력이 더욱 높아져야 한다. 그동안의 성장 방식이 설비 투자 위주였다면 지금부터는 일하는 방식을 문서혁신을 통한 디지털전환으로 바꿔서 지속적인 성장 기반을 마련해야 한다. 이를 위해 해당 기업뿐만 아니라 관련 정부 당국도 디지털전환을 위한 업무 개선에 대한 관심과 지원이 필요한 시점이다.

명유진 제니스에스티 대표 eugene@zenithst.com