비즈니스 글쓰기가 어렵다고? 챗GPT에 물어봐![챗GPT 실전편]

비즈니스 라이팅

[스페셜 리포트- 챗GPT, 너 내 동료가 돼라!] 

사진=챗GPT 캡처

대화형 인공지능(AI)인 챗GPT를 업무에 가장 효과적으로 사용할 수 있는 방법은 ‘비즈니스 라이팅’이다. 보고서 작성은 물론 기획안과 e메일 작성까지 챗GPT와 같은 생성형 AI를 통해 ‘훨씬 힘을 덜 들이면서도 훨씬 그럴듯한 결과물’을 만들어 낼 수 있다.

구체적인 예를 하나 들어보자. 식품 회사에서 근무 중인 A 씨는 최근 출시된 신제품의 시장 반응과 관련한 보고서를 작성해야 한다. 여기서 주의할 점이 있다. 챗GPT의 도움을 받아 ‘더 매끄러운 보고서’를 작성할 수는 있지만 보고서 작성을 처음부터 끝까지 챗GPT에 맡기는 것은 불가능하다. 적어도 A 씨가 ‘보고서에 들어갈 핵심 내용을 정리하는 등’의 수고는 필요한 것이다.

핵심 내용이 정리됐다면 이를 챗GPT에 붙여 넣고 본격적으로 요청하면 된다. “다음과 같은 핵심 내용이 포함된 보고서를 작성해 줘”와 같은 간단한 질문이면 챗GPT는 몇 분 안에 보고서를 작성해 결과물로 내놓는다.

그다음부터는 A 씨와 챗GPT의 ‘협업’이 중요하다. 챗GPT가 작성한 보고서 내용을 검토한 뒤 챗GPT에 추가 요청을 세세하게 할 수 있다. 예를 들어 “셋째 단락의 설명을 조금 더 쉽게 풀어줘”라고 하면 챗GPT는 요청 사항을 반영해 다시 보고서를 작성해 준다. 보고서마다 형식이 다르기 때문에 A 씨가 원하는 보고서의 형식에 맞추기 위한 과정도 중요한데 이 또한 필요에 따라서는 챗GPT에 ‘원하는 형식을 구체적으로 입력한 뒤 이에 맞춰 글을 작성해 달라’고 요구할 수 있다. 이와 같은 챗GPT를 활용한 글쓰기는 보고서 작성뿐만 아니라 보도 자료 작성, e메일 작성 등 다양한 글쓰기에 적용할 수 있다.

글쓰기가 끝났다고 해서 챗GPT의 활용이 끝난 것은 아니다. 보고서나 e메일의 ‘제목’을 달거나 혹은 내용을 요약해 한눈에 보여주는 ‘카피’를 뽑을 때도 챗GPT는 매우 유용한 도구가 될 수 있다. 예를 들어 보고서 작성을 완료한 뒤 “이 보고서의 핵심적인 내용을 잘 담고 있고 눈에 띌 수 있는 제목 후보 세 가지만 추천해 줘”와 같은 질문이면 된다. 챗GPT는 질문이 구체적일수록 그에 가까운 답을 내놓기 때문에, 질문할 때는 업무에 필요한 요구 사항을 가능한 한 명확하게 제시하는 것이 효율적일 수 있다.

챗GPT는 직접 글을 작성하는 것 외에도 다양한 영역에 적용할 수 있다. 챗GPT의 전문 분야라고 할 수 있는 ‘요약’이나 ‘분석’이다. 방대한 자료를 조사하는 과정에서 챗GPT를 활용해 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 이렇게 요약된 자료는 챗GPT를 활용한 보고서 작성에도 물론 도움이 된다. 보고서를 작성하기 위해 챗GPT에 알려줘야 하는 ‘핵심 내용’의 기반이 될 수 있기 때문이다.

자료 조사를 위해 챗GPT에 던지는 첫 질문은 마찬가지로 매우 ‘구체적’이어야 하고 ‘그 목적’이 명확하게 담겨 있어야 한다. “~와 같은 관점에서”, “~의 형태로”와 같은 명령어를 질문에 삽입한다면 챗GPT는 그에 맞춰 답을 주기 때문에 보고서 작성을 위한 자료 조사에 유용한 팁이 될 수 있다. “새로운 사업을 기획하는 기획자의 관점에서 글로벌 콘텐츠 산업의 환경을 분석하고 특히 한국 콘텐츠의 장점과 단점, 향후 전망 등에 관해 보고서 형태로 정리해 줘.” 혹은 “마케팅 관리자처럼 아래의 사항(다음 분기의 목표는 신규 유저 유입을 극대화하고 고객 만족도를 높이는 것임)을 참고해 목표 및 핵심 결과 지표(OKR)를 표로 출력해 줘”와 같은 질문이다.

챗GPT가 보고서 형태로 긴 답을 내놓는다면 본격적인 자료 조사는 여기에서부터 시작이다. 이 첫 답변을 중심으로 조금 더 범위를 좁혀 가면서 구체적인 질문을 통해 추가적인 내용들을 더하며 동시에 모호하게 설명돼 있는 부분에 대해 명확한 설명을 제공받는 과정에서 결과물의 질을 보다 높일 수 있다.

이정흔 기자 vivajh@hankyung.com