[매경경영지원본부 칼럼] 탁월한 의사결정을 위한 ‘1페이지’ 보고서 작성법

# 보고서에 포함되어야 할 사항

조직장의 일은 의사결정이고, 의사결정이 가능하려면 ‘보고서’와 ‘말’이라는 수단을 잘 다룰 줄 알아야 한다. 조직장이 보고서 작성, 보고서에 대한 판단, 보고하는 일 자체 등을 제대로 할 줄 모른다면 그것은 조직에 재앙과도 같다.

대부분의 기업에서는 ‘보고서’와 ‘기획서’를 통칭해 ‘보고서’라 부른다. 물론 보고서와 기획서는 서로 다르다. ‘보고서’란 과거와 현재 중심으로 정확하게 사실 중심의 정보를 전달하는 것이며 실행에 초점을 맞추고 있다. 이에 반해 ‘기획서’는 현재보다는 미래에 초점을 맞추는 것이고, 더욱 장기적 관점에서 의사결정을 해야 하기 때문에 합리적 주장과 논리를 살펴야 한다. 무엇보다 성과 명시가 필수적이다.

보고서든 기획서든, 통상 ‘보고서’라고 부르는 것을 작성하고 보고할 때는 3가지 원칙을 지켜야 한다. 적시성, 간결성, 명확성이다. 아무리 좋은 보고서라 할지라도 이미 적기를 놓쳐 조치할 수 없다면 아무 소용이 없다. 장황하고 불명확한 자료를 중심으로 작성된 보고서와 보고는 의사결정을 혼란스럽게 한다. 상사와 최종 의사결정자를 만족시킬 보고서를 쓰고 싶다면 다음 사항들을 고려해야 한다.

➀ 큰 그림(Output Image): 무엇을 위해 왜 해야 하는가? (Why: 업무 방향/목적)

➁ 범위(Scope/Range): 어느 범위까지 다뤄야 하는가? (Who/When/What/Where/How)

➂ 마감일자(Deadline): 보고 시한은 언제인가?

➃ 보고 대상: 최종 보고는 누구에게 하는가?

# 보고서를 보고 의사결정자가 파악해야 할 사항

보고서를 작성하거나 결정할 때 의사결정자가 판단해야 할 것은 무엇인가?

➀ 필요한 자료를 충분히 수집하였는가?

➁ 수집된 자료에 대한 해석과 통찰(Insight)이 제대로 이루어졌는가?

➂ 예상되는 문제점과 해결 방안 목록이 적절한가?

➃ 최적안을 선정하는 논리적 흐름이 옳은가?

⑤ 추진계획은 달성 가능하며 성과 창출이 예상되는가?

직장생활을 하면서 강조했던 보고서 작성의 원칙은, 간략한 보고서이다. 가능한 1페이지로 보고서를 작성하고 그 안의 내용은 크게 다섯 영역으로 나누라고 했다. 다섯 영역이란 ‘배경 및 목적’, ‘현재 수준과 목표’, ‘근본 원인’, ‘실행계획’, ‘추진일정’이다. P&G 사에서도 직원들에게 ‘1페이지 보고서’ 작성을 원칙으로 하고, ‘목적 기술문(The Idea)-배경(Background)-추천사항(How it Works)-논리적 근거(Key Benefits)-토론-후속조치(Next Steps)-기타 사례 또는 예시’로 그 내용을 구성하는 것을 습관화하도록 권유하고 있다.

보고서를 보면 그 기업의 수준이 보인다. 다시 말해, 보고서의 단순함과 명료함이 그 기업의 경쟁력이다. 30페이지가 넘는 데다 그 내용도 이전에 언급된 바 없는 낯선 보고서를 가져와서는 결재해달라고 한다면 상사나 경영진 입장에서는 당황스러울 수밖에 없다. 게다가 생소한 내용이기에 보고서 전체를 다 읽지 않고는 파악이 어렵다. 그런데 보고서 안에서 같은 내용이 여러 번 반복되면서 복잡하고, 전개되는 분량도 30쪽이 넘어가다 보면 아무래도 후반부를 읽을 때쯤이면 전반부 내용이 무엇이었는지 헷갈리게 되기도 한다. 보고서를 작성한 담당자는 내용을 잘 알겠지만, 처음 보는 경영진 입장에서는 내용 파악도 제대로 되지 않았는데 의사결정을 해야 하는 것이다.

장황한 보고서로는 그 어떤 탁월한 의사결정도 내릴 수 없다. 보고서에는 핵심만 잘 담기면 된다. 즉 얻고자 하는 바가 무엇이며, 실제 기대되는 내용은 무엇인지(기대효과 서술), 그리고 얻고자 하는 바를 달성하기 위해 어떤 절차를 밟을 것인가만 담기면 된다. 하지만 이런 내용이 마구 뒤섞여 있거나 달성 프로세스가 복잡하게 표현되었다든지, 나아가 너무 많은 분량으로 빽빽하게 서술되어 있다면, 보고자가 전달하고자 하는 바는 상대에게 제대로 전달될 리 만무하다. 보고자가 원하는 바를 달성하기 위해 어떤 과제가 최적안인지, 어떻게 하겠다는 것인지를 1페이지 보고서에 담아 명확하고 간결하게 설명해야 한다. 추가 사항은 의사결정자가 질문하거나 보충 자료로 보완하면 될 일이다. 물론 모든 보고서를 1Page로 가져가는 것은 쉽지 않다. 중요한 내용을 중심으로 1Page를 작성하고 부수적으로 설명할 자료는 첨부로 하여 의사결정을 신속하게 가져가는 것이 합리적이고 효과적이다.

직장인에게 시간은 그 무엇보다 중요하다. 상위 직책으로 올라갈수록 시간의 중요성은 더 커진다. 의사결정을 제대로 할 수 있도록 직원들이 보고서를 잘 작성하게 하는 것도 회사의 경쟁력이다.

[홍석환 매경경영지원본부 칼럼니스트/ 현) 홍석환의 HR 전략 컨설팅 대표/전) 인사혁신처 자문위원]

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