[디지털문서 인사이트]기업간 전자문서 유통 활성화를 통한 디지털 문서 사회 촉진

전자문서 유통 역사는 비교적 오래됐다. 가장 유명한 사례로는 전자무역이 꼽힌다. 무역 당사자 간에 우편이나 팩스로 전달되던 무역 문서를 전자적 형태로 전환하면서 무역 업무 처리에 소요되던 비용과 시간을 줄이는 획기적 사건이었다.

전자무역의 성공사례를 기반으로 사회 분야의 다방면에서 전자문서 유통이 자리 잡게 됐다. 건강보험 EDI, 전자세금계산서 등을 대표로 들 수 있다.

대부분 사례가 국가 간 또는 국가 정책에 따라 진행된 것이고, 민간의 자발적인 전자문서 유통 사례는 많지 않은 것을 발견할 수 있다. 정부는 이를 해소하기 위해 '전자문서 및 전자거래 기본법'에 공인전자문서중계자제도(현재 13개 기업)를 운영하고 이를 통해 국민연금, 지방세, 예비군 통지서 등 국민에게 고지하는 영역에 일부 사용되고 있지만 기업 간 전자문서 유통은 아직 걸음마 단계다.

최근 기업 간 전자문서 유통 모델의 하나로 전자계약이 주목받고 있는 듯하다. 다수의 전자계약 서비스사업자가 경쟁하고 있으며, 일부 영역에서 성과를 보인다고 한다. 전자계약은 생각보다 오래됐다. 이미 대기업 및 정부는 계약 관리의 효율성을 높이기 위해 전자계약(또는 전자조달) 시스템을 구축, 계약 대부분을 진행하고 있다.

그러나 납품기업 시스템을 사용하는 것이기 때문에 일반기업의 관행적 변화로는 연결되지 못했다. 최근 전자계약 서비스 역시 기업 간 거래보다는 직원 근로계약서, 보안확약서 등 일부 제한적인 용도로 사용되는 것이 대부분이라고 한다.

필자는 진정한 기업 간 전자문서 유통이 활성화되기 위한 전제 조건을 제안하고자 한다. 우선 개별 기업을 식별할 수 있는 주소체계에 대한 보완이 필요하다. 이미 전자문서법에서 '공인전자주소'라는 대안을 제시하고 있고, 이를 위한 중계자제도 역시 구비돼 있기 때문에 기업 사용자 관점의 공인전자주소 식별체계 및 규격만 추가로 보완하면 될 것이다.

두 번째로는 기업 업무시스템에 공인전자주소를 연계하는 것이다. 초창기에는 공인전자주소 연계를 위한 시스템 구축에 비용이 많이 소요됐지만 현재는 좀 더 쉽게 연계할 수 있는 개방적·기술적·비용적 진보를 이룬 상태다.

마지막은 기업 의사결정권자의 확고한 의지다. 가장 중요한 조건으로 기업의 대표가 전자문서 유통의 중요성을 인지하고 이를 추진할 강력한 의지를 발휘해서 도입을 주도해야 한다. 앞으로의 디지털문서 사회에서는 모든 것이 연결되기 때문에 전자문서 유통 역시 기업 경쟁력 향상의 필수 요소라는 사실을 이해해야 한다.

디지털 사회는 모든 업무가 디지털로 전환되는 사회로 정의된다. 다행히 우리나라의 기업 환경은 정보시스템을 폭넓게 사용하고 있어 이에 대한 대비가 수월할 것으로 예상된다. 이러한 업무환경에서 여전히 아날로그 방식으로 남은 영역이 바로 문서 유통이다. 우리에게 제도적·기술적 환경은 갖춰져 있으니 기업 대표들은 이러한 상황을 인지해서 한 걸음 더 나아가는 용기를 내 주기 바란다. 이러한 과정을 넘어서야만 전 사회가 디지털로 연결된 디지털 플랫폼 사회로 전환될 수 있을 것이다.

강재식 포뎁스 대표 kdotc@4depth.com