[매경경영지원본부 칼럼] 시간을 절약하고 활용하는 7가지 방법

# 왜 시간 낭비를 하는가?

'오늘 열심히 했지만, 뭐 했는지 모른다'는 말을 하는 직장인이 있다.

무엇이 문제일까?

이들의 일하는 행동을 살펴 보면 몇 가지 특징이 있다.

1) 일의 우선순위가 없다.

2) 주위에서 도와달라고 하면 거절하지 않는다.

3) 하나의 일을 하면서 이것도 하고 저것도 한다

4) 중간에 휴식이나 재충전의 시간을 갖지 못하고 일에 파묻혀 있다.

5) 불필요한 잡담, 회의 참석 등에 많은 시간을 빼앗긴다.

6) 자신의 건강관리를 하지 못해 장시간 버티는데 힘겨워 한다.

7) 상사와 추구하는 방향과 수준이 달라 수정 작업이 많다.

일은 많은데 성과가 없다고 힘들어 하는 사람에게는 우선순위 선정과 하나 끝낸 후 다른 것을 하라고 조언한다. 그리고 상사에게 자주 상황을 이야기하고 조언을 받으라고 한다.

팀장으로 관심을 갖고 팀원을 지켜보면, 열심히 하는데 일의 성과가 높지 않은 팀원이 있다.

이들은 왜 바쁘기만 하며 성과는 높지 않을까? 자세히 보면 우선순위를 정하지 못하고 하나가 끝나기 전 다른 것을 한다.

이들은 왜 이런 행동을 하는가?

# 어떻게 시간을 절약하고 활용할 것인가?

시간 낭비를 줄이라고 한다. 사실 해야 할 것, 언제까지 무엇을 해야 하는가 명확하다면, 불필요한 만남, 차 한 잔, 스마트폰 사용, 잡담은 많이 사라질 것입니다.

# 어떻게 시간을 절약하고 활용할 수 있을까?

개인적으로 7가지 원칙을 강조한다.

1) 아침에 일어나 해야 할 6가지를 정한다.

이것은 매우 중요하다. 매일 해야 할 일이 정해지고, 그 일의 우선순위를 머리 속에 그린다. 이것을 습관화하면 자신을 점검하고 이끌어 갈 수 있다.

2) 우선순위 일에 대한 추진 일정이다.

6개 우선순위를 어떤 방법으로 언제까지 끝낼 것인가 생각하고, 이를 중심으로 하루 일정을 작성하는 것이다. 대충 순위별 할 일의 소요시간을 생각하고, 그 일이 끝난 후 15~20분 정도의 휴식시간을 두고 다음 우선순위의 일을 추진하는 일정표를 적어 놓는다.

3) 우선순위 일이 끝나기 전에 다른 일을 하지 않는다.

일하면서 전화 받고 차 마시는 사람들이 있다. 하나의 일이 시작되면 그 일에만 몰입하는 것이 동시에 여러가지 하는 것보다 생산성이 높다. 하나의 일을 완벽하게 끝내고 휴식을 취하는 것이 더 효율적이다.

4) 일하기 전 가장 효율적인 방안을 묻는 것이다.

처음이거나 서툰 일이면 전문가와 주변 사람에게 하는 방법, 가장 효율을 올리는 방안이 있으면 묻거나 조언을 받는 것이 좋다. 열심히 자신의 방식으로 했는데, 그 방법이 아니거나 다른 효율적인 방법을 고생한 후에 알게 되면 매우 실망스럽다. 10시간 넘게 자료를 수집하고 분석해 도표를 만들었는데, 선배가 이미 가지고 있는 도표라면 얼마나 황당하겠는가? 일하면서 물어보는 것은 절대 부끄럽지 않다.

5) 일의 프로세스를 가능한 지킨다.

일을 하면서 자신만의 프로세스를 갖고 있으면 바람직하다. 일에는 순서가 있다. 자료 수집, 분석, 대안 설정과 최적안 확정, 추진 계획 작성은 기본 중 기본이다.

6) 그 날 해야 할 일은 최대한 그 날 완료한다.

일을 미루는 습관만큼 게으르게 하는 경우가 없다. 주어진 일은 그 날 어떤 일이 있어도 끝내고, 처음부터 못할 수준의 일은 만들지 않는 것이 좋다.

7) 상사에게 수시로 일의 진행 상태를 알려준다.

상사를 궁금하게 하는 일은 담당자 잘못이다. 또한, 최종 보고서를 상사에게 가져갔는데 얻고자 하는 바와 프로세스가 바뀌면 곤란하다. 중간 보고를 하지 않아 상사에게 불려가 보고를 하는 과정에서 수정되면 담당자로서 일 잘한다고 인정 받기란 쉽지 않다. 수시로 보고하여 최종 의사결정자 수준 이상의 결과를 낳게 해야 한다.

시간을 절약하고 활용하는 지름길은 바로 일 잘하는 방법이다.

[홍석환 매경경영지원본부 칼럼니스트/ 현) 홍석환의 HR 전략 컨설팅 대표/전) 인사혁신처 자문위원]

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