[김성규의 전자문서와 정보화사회]<10>전자문서 생애주기(상)

전자문서는 생산한 목적과 가치에 따라 수명을 달리한다. 전자문서 생애주기는 조직 내에서 전자문서가 생산 또는 접수된 이후 유통·활용, 보관, 보존·폐기까지 과정을 말한다. 각 생애주기와 함께 효과적 관리 방안을 2회에 걸쳐 설명하고자 한다.

전자문서 생산은 조직 내에서 작성되거나 외부로부터 수신한 전자문서를 검토·승인한 후 내부 시스템에 등록하는 과정을 포함한다. 이는 크게 전자문서 작성, 전자문서 접수, 전자문서 등록으로 구분할 수 있다.

전자문서 생산 시 내부 검토와 승인 절차를 거쳐 지정된 시스템에 등록될 수 있도록 원칙을 수립하는 것이 중요하다. 종이문서는 스캐닝 등 과정을 거쳐 전자화문서로 변환돼야 하며, 이메일은 본문과 첨부 문서를 하나로 묶어서 관리하는 것이 좋다. 작성·접수·등록뿐만 아니라 검토와 승인 과정 정보를 메타데이터로 남겨서 추후 등록된 전자문서를 검색하거나 활용할 때 도움이 되도록 해야 한다.

메타데이터에는 다양한 항목이 포함되는 것이 좋지만 기업 여건상 문서관리시스템이 마련되지 못한 경우 개인용컴퓨터(PC)에서 각 전자문서가 관리될 수 있게 파일명이나 속성 정보에 필요한 내용을 기재하는 것이 바람직하다. 전자문서 내용에 중요 정보가 포함된 경우에는 특정 사용자만 볼 수 있도록 비밀번호 설정, 문서보안(DRM) 같은 보안 조치가 필요하다.

전자문서 유통과 활용 단계에서는 검색과 열람, 출력, 이력 관리, 기업 내외부 송·수신, 접근 권한 등 기능이 제공돼야 한다. 업무 행위 증빙을 위한 전자문서는 향후 이슈나 분쟁이 발생했을 때를 대비해 추가 관리 기준이 있어야 한다. 활용 용도에 따른 검색이 용이하도록 전자문서 분류 체계, 메타데이터, 전문에 의한 검색 기능을 갖춰야 한다.

전자문서 분류 체계에 의한 검색 기능을 위해서는 기존에 수립된 전자문서 관리 체계를 기업 조직과 업무에 맞도록 재정의해야 한다. 메타데이터에 의한 검색 기능은 전자문서 생산 단계부터 문서 내용을 대표하는 주요 키워드를 추출하고 등록해서 활용하는 것이 좋다. 키워드 정확성에 따라 필요한 문서를 찾는 것이 쉽고 빠르기 때문이다. 전문 검색은 문서 명칭과 메타데이터 정보뿐만 아니라 문서 내용에 포함된 대량 텍스트까지 검색이 필요하다. 전자문서 보안 수준과 사용자 역할에 따라 전자문서 접근권한을 부여, 보안상 민감한 전자문서는 검색 대상에서 제외할 수 있도록 해야 한다.

전자문서가 효율적으로 활용되려면 사용자가 검색한 문서를 열람하거나 출력·유통할 수 있는 기능이 필수다. 이때도 보안 수준에 따른 차별적 권한이 부여돼야 한다. 이는 사용자가 검색한 전자문서를 재편집하거나 변조하는 등 오용을 방지하기 위해서다. 전자문서가 기업 내외부로 유통되는 기능을 제공하는 경우에는 문서 내용 편집이 불가능한 형태로 변환해서 유통하고 이력을 남기며, 문서 유통 이전에 내부 결재나 승인 및 암호화 절차를 거쳐야 한다.

전자문서 유통·활용 단계에서 업무 증빙이 필요한 경우에는 기본적으로 입증 시점에 열람, 출력 등을 통해 문서 내용 확인이 가능하도록 관리돼야 한다. 열람 시점의 전자문서가 입증 시점의 원문과 동일함이 보장되도록 조치해야 한다. 전자화문서는 전자문서 및 전자거래 기본법 상 요건을 갖추거나 공인전자문서센터를 통해 보관하는 것도 방법이다.

정보통신기술(ICT) 발전에 따라 전자문서 정보 자산화가 가능해지는 만큼 기업 내 전자문서가 담는 정보는 다양한 용도로 분석되고 활용될 공산이 높아지고 있다. 향후에는 이 정보 자산을 판매하거나 활용해서 또 다른 부가가치를 창출하는 시장이 형성될 것이다. 앞으로는 전자문서에 대한 보안 기준을 명확히 수립, 영업비밀과 개인정보 같은 중요 정보가 유출되지 않도록 유의해야 한다.

김성규 한국전자문서산업협회장 gform@epostopia.com