종이영수증 폐지 정책에도..대학 등 연구기관, 이중보관 여전

연구비 집행 시 전자문서 제출이 원칙임에도 현장에서는 종이문서를 이중보관하는 관행이 여전한 것으로 나타났다.

한국연구재단(NRF)이 최근 발간한 '종이영수증 보관 폐지정책의 실효성 제고방안 연구'에 따르면 대학 등 연구기관에서는 연구비 집행서류 가운데 카드매출전표와 전자세금계산서만 전자문서로 보관하고 나머지 증명자료는 종이문서로 보관하는 관행이 잔존, 정책 실효성이 부족한 것으로 조사됐다.

종이영수증 보관 폐지정책의 실효성 제고방안 연구. 한국연구재단

앞서 정부는 2019년 국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정을 개정해 연구비 집행에 관한 종이영수증 보관 폐지정책을 천명한 바 있다. 연구비 사용 증명에 대한 현장 부담을 완화하기 위한 조치로 문서 생성과 제출, 보관 시 종이문서가 아닌 전자문서를 원칙으로 규정했다.

이로부터 약 2년이 흘렀지만 아직 상당수 연구기관에서 전자문서를 출력해 종이문서로 보관하고 있었다. 2019년 감사원이 대학과 정부출연연구기관 연구비 증명자료 보관 실태를 조사한 결과 대학 종이문서 보관 비중은 출연연에 비해 2배 이상 많았다.

대학은 산학협력단 회계처리규칙에 따른 자체 회계규정 등 자체 규정과 용역과제 정산에서 종이서류를 요구하는 관행 때문에 종이영수증을 보관하는 것으로 파악됐다. 대학 산학협력단 실무자는 종이영수증 보관 폐지정책과 현장 실무 간 충돌로 인해 불편을 호소하기도 했다.

정부 연구개발(R&D) 과제 종이영수증 보관 폐지에 대한 실행 가이드가 부재한 것이 주요 원인으로 꼽힌다. 자체 전사자원관리(ERP) 시스템을 운영하는 대학에서도 ERP에 저장된 전자문서와 종이영수증 원본을 보관하는 관행을 유지하고 있었다. 전자문서법 외 다른 법령에서는 별도 보관 규정을 두고 있는 것도 종이문서를 이중보관하는 이유로 분석된다.

연구관리 단계별로 보면 국내 4년제 대학 134곳이 참여한 설문조사에서 연구계획서 제출 시 전체 문서를 전자문서로만 제출한다는 비중은 23.3%에 불과했다. 연구과제 최종보고서를 전자문서로만 제출하는 비중은 26.3%에 그쳤으며 연구과제 완료 후 전체 보관문서를 전자문서로만 관리하는 비중 역시 22.6%에 불과한 것으로 집계됐다.

인식조사에서는 연구행정에서 종이문서를 활용하는 가장 큰 이유로 내·외부 감사 대비라는 답변이 62.1%로 가장 많았다. 종이문서를 전자문서로 전환해야 한다는 의견에 대해서는 연구자 약 92.6%, 연구지원인력 약 80.3%가 찬성했다. 연구자와 연구지원인력이 평가하는 대학 전자문서화 수준은 평균 52점이었다.

개선 방안으로는 과학기술정보통신부 등 정책부처가 종이문서 전자화에 대한 제도 개선과 법제화에 나서는 것이 제시됐다. 이지바로 등 연구비통합관리시스템을 공인문서인증센터로 조기 전환하고 부처별로 분산된 증빙 원칙을 통일화하는 작업도 필요하다.

연구 관계자는 “연구비 증명자료 유형별로 관련 법령에 부합하게 문서 생성·제출·보관 방안을 제시하되 문서 제출과 보관이 전자적 형태로 이행될 수 있는 구체적 실행 가이드를 제시해야 한다”고 말했다.

오다인기자 ohdain@etnews.com