PDF를 오피스 파일로? 날개단 애크로뱃11

[쇼핑저널 버즈]

파일로 기업이나 단체 사이에 공식 문서를 주고받을 때 주로 쓰이는 문서 포맷으로 PDF가 있다. 어도비시스템즈가 만든 PDF는 글꼴이나 이미지, 그래프 등 문서에 배치된 각 요소를 그대로 유지할 수 있고 작성자가 원하는 부분을 변경할 수 없도록 보안을 거는 등 편리한 점이 많다.

PDF 만들기는 유료로 판매되는 어도비 애크로뱃이 필요하지만 읽는 것은 무료로 배표되는 어도비 리더만으로 가능해 대중적으로 널리 사용되고 있다. 지난 10월 16일 어도비는 최신 버전인 '어도비 애크로뱃 11'을 출시했다.

지난 버전과 가장 큰 차이점은 PDF 파일 편집이 자유로워졌다는 것이다. 이밖에 주요 기능으로는 마이크로소프트 오피스 프로그램인 워드, 엑셀, 파워포인트 파일을 PDF로 변환하거나 반대로 PDF를 오피스 파일로 추출할 수 있다. 또한 PDF와 각종 오피스 파일 등 형식이 다른 파일 여러 개를 한꺼번에 불러와 합치는 것도 가능해졌다.

◇ 불편했던 PDF 편집 '손쉽게' =기존에는 PDF 파일을 한번 만든 후에는 여기에 문구나 이미지를 추가하거나 수정하는 것이 제한적이고 불편했다. 애크로뱃 11은 내용 편집 도구를 이용해 상당히 자유로운 문서 편집이 가능하다. 실제로 본지인 스마트미디어 버즈의 기사 웹페이지를 PDF로 만들어 각종 요소를 편집해 보았다.

▲ 웹페이지를 PDF로 만들어 편집하는 모습. 문단이나 이미지 각 요소를 수정하거나 자리를 옮길 수 있다

먼저 '텍스트 및 이미지 편집'을 이용해 글 내용을 자유롭게 바꾸고 완성된 문장을 통째로 움직여 원하는 곳에 배치할 수 있다. 기사 본문 텍스트 내용을 수정하는 것은 물론 글꼴, 크기, 색상 변경이나 볼드, 밑줄 처리 등도 모두 가능했다.

마지막 문단을 움직여 다른 문단 사이에 끼워 넣거나 이미지 자리를 옮기고 추가하는 등 이미 완성된 PDF 파일의 각종 요소를 편집 의도에 따라 적절한 장소에 놓을 수 있게 돼 매우 편리해졌다.

이밖에 비디오, 사운드를 추가하거나 누르면 특정 움직임을 수행하는 버튼을 달아 보는 사람의 행동에 맞춰 반응하는 문서를 꾸밀 수 있게 됐다. 원하는 글이나 그림, 문서 한 구석에 영역을 설정하고 그 곳을 클릭하면 링크로 이동하게 만들거나 파일을 첨부하는 기능도 지원한다.

▲버튼을 추가하고 누르면 원하는 동작을 수행하도록 할 수 있다

◇ 오피스 파일 '가져오거나 내보내거나' =좌측 상단에 큰 아이콘으로 눈에 잘 띄는 '만들기' 아이콘을 눌러 '파일에서 PDF'를 선택하면 원하는 파일 형식을 PDF로 바꿔준다. 워드, 엑셀, 파워포인트 파일 뿐 아니라 스캐너에 담긴 종이문서나 웹페이지, 클립보드에 복사한 내용도 PDF로 간편하게 변환 가능하다.

내용 편집 메뉴의 '다른 형식으로 파일 내보내기'를 이용해 반대로 PDF를 워드, 엑셀, 파워포인트로 만들어낼 수 있다. 이들 변환은 단순히 데이터를 가져가는 것에 그치지 않고 각종 요소의 위치나 크기 등을 원본 문서와 거의 동일하게 만들어준다.

▲PDF를 오피스파일로 변환한 결과. 맨 위에서부터 워드, 파워포인트, 엑셀이다

앞서 편집하던 이버즈 웹페이지 PDF를 워드로 변경했더니 기사 본문 텍스트와 이미지 배치상태는 물론 좌우 사이드 메뉴의 작은 이미지와 텍스트도 거의 그대로 재현됐다. 파워포인트 변환 또한 거의 웹페이지를 보듯 바뀌어 슬라이드로 넘겨 볼 수 있었다.

엑셀 변환의 경우 각 문단이나 아이콘 내용이 셀에 나뉘어 들어가 원형을 알아보기는 어려웠으나 기존에 있던 데이터는 충실히 가져오는 것을 확인했다. 다만 이미지는 가져오지 않았다.

◇ 문서통합도 거뜬… '한꺼번에 가져와' = 워드파일에서 특정 문단, 엑셀파일에서 월별 통계, 파워포인트에서 그래프를 가져와 하나로 만들고 싶다면? 애크로뱃 11의 '여러 파일을 단일 PDF 파일로 결합'을 이용하면 할 수 있다. 여기에 앞서 소개한 편집 기능으로 필요 없는 요소는 지우고 원하는 순서대로 배치하는 것까지 원스톱으로 가능해졌다.

'여러 파일을 단일 PDF 파일로 결합'을 실행하면 큼지막한 창이 열리는데 여기에 드래그 & 드롭으로 합칠 파일을 한꺼번에 불러온 후 각 파일을 어떤 순서로 결합할지 변경할 수 있다. 합칠 파일들의 순서뿐 아니라 어떤 파일이 여러 장으로 구성된 경우 세부 페이지 순서 변경도 된다.

▲합칠 파일들을 창에 끌어온 후 순서를 정해주면 된다

▲가져온 파일이 여러 페이지로 구성된 경우 역시 순서 변경이 가능하다

▲합친 후 불필요한 페이지와 구성요소를 삭제하는 등 편집 기능을 이용해 깔끔하게 다듬으면 된다

결합이 끝나면 내용 편집을 이용해 불필요한 부분을 지워버리고 깔끔하게 정리하면 된다. 실제로 워드, 엑셀, 파워포인트 파일을 불러와 통합하는 과정은 간편했으며 지워야할 내용이 많을 경우에도 페이지 째로 삭제해버릴 수 있어 편집이 순조로웠다.

이처럼 애크로뱃 11은 자료가 여러 파일로 흩어져있어도 한 번에 원하는 자료만 담긴 PDF 파일을 만들어내는 강점을 갖췄다. 사무실에서 빈번하게 사용하는 오피스 파일 형식으로 변환이 자유롭고 PDF 파일 편집이 가능하게 진화해 편의성이 크게 증가했다.

기존 PDF의 장점이던 특정 부분 편집 제한, 암호화 등으로 원본 양식을 변경하거나 내용을 클립보드에 복사할 수 없도록 하는 등 보안을 갖춘 문서 작성도 가능하다. 사무실 문서 관리가 종이에서 디지털로 옮겨가는 시대에 여러모로 쓸모가 많은 재주꾼이라 할 수 있겠다.

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김도형 기자(mailto:centerp@ebuzz.co.kr)

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